Liên hệ: 0912 699 269  Đăng nhập  Đăng ký

Tôi PR cho PR

Trong suốt quá trình đọc cuốn sách này, bạn hẵng đừng nhắc đến từ “chất lượng”, bởi “chất lượng” là điều đương nhiên bạn phải có trước khi tiến hành các biện pháp Quan hệ công chúng. Nếu sản phẩm vật chất và tinh thần của bạn kém chất lượng, hãy quên đi cuốn sách này bởi nó vô ích đối với bạn. Một câu chuyện PR tốt phải bắt nguồn từ uy tín của tổ chức và chất lượng của sản phẩm. *** “Những người có năng khiếu bẩm sinh trong việc thiết lập mối quan hệ luôn tạo ra thành công vĩ đại trong kinh doanh.” (Keith Ferrazzi) Cuốn sách thuộc thể loại “Self-help” hấp dẫn nhất mọi thời đại là “Đắc nhân tâm” của Dale Carnegie, mà nhan đề gốc là “How to win friends and influence people” (Làm thế nào để thu phục bạn bè và tạo ảnh hưởng đối với người khác). Cuốn sách được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1936 trước khi thế giới lâm vào cuộc khủng hoảng của Thế chiến thứ hai không lâu sau đó, và cho đến gần một thế kỷ sau, khi mà số lượng người đọc sách ở một số quốc gia đã sụt giảm xuống mức thảm họa thì “Đắc nhân tâm” vẫn sòn sòn in tái đến 50 triệu bản. Thậm chí khi gặp bất kỳ người nước ngoài nào, lúc câu chuyện đã đến hồi nhạt nhẽo, tôi hay nhắc đến “Đắc nhân tâm” để tìm một tiếng nói chung, đảm bảo ai cũng biết nó, dù chưa đọc, như thể biết Victoria là vợ Beckham vậy. Ở Việt Nam, nơi mà mỗi người chỉ đủ thời gian để đọc 0,8 cuốn sách/năm, “Đắc nhân tâm” vẫn luôn lọt vào top bán chạy nhất trong nhiều năm liền, dù tác giả của nó đã thành người thiên cổ. Vậy tại sao một cuốn sách bỏ túi nhỏ nhắn như bàn tay lại có thể được ưa chuộng đến vậy từ Tây sang Đông, từ thời Thế chiến II cho đến kỷ nguyên của công nghệ thông tin? Tôi nhìn thấy “Đắc nhân tâm” trên giá sách của mẹ tôi năm tôi 18 tuổi, nhưng không đọc cho mãi đến hồi cuối năm ngoái, chỉ để trả lời câu hỏi trên. “Đắc nhân tâm”, không gì khác hơn dạy cách chiếm cảm tình của những người xung quanh để tạo dựng thành công, biến thù thành bạn. Đó là cách mà Rockefeller dẹp được cuộc đình công đẫm máu và khiến cho công nhân quay trở lại làm việc, thậm chí không còn nhắc một lời về việc tăng lương, điều mà họ đã chấp nhận đấu tranh đến cùng cách đó ít lâu. Đó là cách ảo thuật gia Howard Thurston thể hiện lòng biết ơn đối với khán giả bằng việc luôn tự nhủ mỗi khi xuất hiện trên sân khấu: “Tôi yêu khán giả của tôi. Tôi yêu quý tất cả các bạn.” Đó là cách tổng thống Theodore Roosevelt chiếm cảm tình tuyệt đối của những người phục vụ cấp dưới khi gọi điện cho vợ anh ta chỉ để bảo chị nhìn ra sân, ở đó có con chim bobwhite mà chị chưa bao giờ được nhìn thấy. Họ là những nhân vật thành công, không chỉ ở tài năng kiệt xuất mà còn ở khả năng thu phục công chúng. Gần đây có một cuốn mới hơn được xuất bản ở Mỹ năm 2005, cũng bán rất chạy: “Đừng bao giờ đi ăn một mình” (Never eat alone) của tác giả người Mỹ, ông Keith Ferrazzi, người sáng lập Học viện nghiên cứu và công ty Tư vấn chiến lược Ferrazzi Greenlight. Bản thân tiêu đề cuốn sách đã đủ nói lên tầm quan trọng của việc tạo dựng mối quan hệ và gây thiện cảm. Ngay từ đầu sách, Keith Ferrazzi đã trích dẫn lời của nhà văn Mỹ Margaret Wheatley: “Điều duy nhất quan trọng trong thế giới này là mối quan hệ. Mọi vật tồn tại trong vũ trụ này bởi vì chúng có quan hệ với nhau. Không có điều gì tồn tại một cách độc lập. Chúng ta cũng thôi đừng giả bộ mình là những cá nhân có thể tồn tại một mình.” Cả cuốn sách, Keith dạy độc giả cách lập chiến lược để tạo dựng mối quan hệ cho cá nhân. Ở thế kỷ 21, tôi đồ rằng khó có người tự tin nào phủ nhận được tầm quan trọng của những mối quan hệ. Bạn tài năng, bạn thông tuệ, bạn chuyên môn giỏi, nhưng ai sẽ là người biết đến chỉ số IQ của bạn nếu như quanh năm ngày tháng bạn tự khóa trái và cắt hết đường dây điện thoại, internet.  Trường hợp thứ hai, bạn là nhân vật được nhiều người biết đến, nhưng bạn có thể thành công hay không nếu như tất cả, hoặc hầu hết những người quen biết ấy đều ghét bỏ bạn. Người ta không thể chìa tay giúp đỡ hoặc mang lại những cơ hội cho người mà họ căm ghét. Tôi tin rằng đọc đến đây bạn sẽ không phủ nhận điều này, nhưng bạn lại phủ nhận những gì mà Quan hệ công chúng mang lại. Bạn nghĩ rằng nó xấu. Bạn nghĩ rằng điều xuất sắc nhất mà chúng ta nên làm ấy là “Hữu xạ tự nhiên hương”, đồng nghĩa với việc khóa trái cửa lại và mở một cánh cửa sổ để chờ đến ngày có một nhân sĩ thông tuệ như Khổng Tử cưỡi ngựa ngang qua hiên nhà và vô tình chợt nhận ra tài năng đang tỏa sáng ngời ngợi trên khuôn mặt bạn, sau đó ông ta sẽ phải đến rỉ tai từng người với những ngợi ca hết lời để sau đó tụ tập một đám đông trước cửa sổ nhà bạn.  Tại sao bạn lại không thể thực hiện một điều giản đơn mà tổ tiên của chúng ta vẫn thường làm ở các làng quê từ Bắc Bộ đến Nam Bộ: Mở cửa ra, đến thăm nhà hàng xóm, chào hỏi họ bằng khuôn mặt tươi cười và thân thiện, giúp đỡ người già trẻ em bằng sự nhiệt tình và chân thành. Tiếng lành sẽ đồn xa. Bạn làm được điều có ích cho cộng đồng. Người ta không thể không yêu quý bạn. Người ta không thể không ủng hộ bạn. Người ta kể về bạn hàng ngày, trong những câu chuyện tất có nhắc đến tài năng và trí tuệ của bạn. Ít có người nào trên cõi đời này sống khốn khổ trong khi có cả một cộng đồng bên cạnh luôn tôn trọng và ủng hộ, cũng hiếm người nào có thể thành công (bền vững) khi nhìn đâu cũng chỉ thấy kẻ thù hoặc sự ghét bỏ. Quan hệ tốt đẹp với công chúng, điều ấy không chỉ một quốc gia, một chính phủ, một tập đoàn lớn hay một nghệ sĩ nổi tiếng mới cần, mà bất kỳ người bình thường nào cũng đều cần đến PR, trừ phi bạn không muốn hòa nhập với cộng đồng, không có bất cứ tham vọng nào trên đời, kể cả tham vọng về niềm vui và hạnh phúc. Bởi vì theo như tác giả Keith Ferrazzi: Ngay cả trạng thái tinh thần và cảm giác hạnh phúc của con người cũng chịu ảnh hưởng phần lớn từ sự ủng hộ và tình cảm chúng ta nhận được từ cộng đồng mà ta đã dày công xây dựng cho bản thân. Ở trường đại học, tôi vẫn dạy học trò chuyên ngành PR một điều đơn giản ngay từ bài học đầu tiên: Quan hệ công chúng tốt đẹp bắt đầu bằng việc ngay từ giờ giải lao của ngày hôm nay các trò hãy đừng quên chào hỏi các giáo viên bằng nụ cười tươi tắn nhất và nhấc điện thoại hỏi thăm một bạn cùng lớp bị ốm mà không thể đến trường. Điều giản đơn ai cũng có thể làm được ấy sẽ mang lại những tốt đẹp không ngờ cho chính các trò, trong tương lai, theo một cách mà người không hiểu lắm về PR sẽ quy cho định mệnh. Tuy nhiên, điều giản đơn ấy, tôi cũng thấy vô số người, không chỉ sinh viên mà những người trưởng thành có tri thức cũng chưa làm được, hoặc không muốn làm. Họ sống vị kỷ, và luôn xuất hiện trước công chúng bằng khuôn mặt khó đăm đăm. Hãy hình dung một câu chuyện nhỏ xíu này: Trước khi bước chân vào bất kỳ tòa nhà nào, hãy chào hỏi người bảo vệ một cách thân thiện, anh ta sẽ tử tế tiết lộ cho bạn rằng cái người mà bạn cần gặp hôm nay đã đi công tác và tận tình chỉ dẫn về việc ông ta sẽ quay lại vào sáng thứ hai, ông ta chỉ tiếp khách vào buổi sáng mà thôi. Bằng không, nếu bạn nhìn anh ta bằng ánh mắt của tất cả khách vào ra khác nhìn người bảo vệ, bạn cứ việc mất công gửi xe, trèo hùng hục lên tầng 5, dài cổ ngồi chờ nhân vật quan trọng cho đến khi phát hiện ra người này sẽ không có dấu hiệu quay trở lại trong vòng 3 tiếng nữa. Trong một ngày, hàng trăm hành vi chân thành của bạn sẽ được đáp lại bằng hàng trăm thái độ tử tế khác. Đường đi của bạn sẽ bằng phẳng hơn, thay vì toàn bụi rậm. Sự khó ưa là con đường nhanh nhất dẫn đến hàng loạt thất bại, cho dù bạn là người có tài năng đi chăng nữa. Nhiều người nhầm lẫn rằng muốn thăng tiến nhanh ở một công ty, họ chỉ cần lấy lòng sếp cao nhất bằng cách bày tỏ lòng trung thành, mang đến những món quà và lời khen ngợi, hoặc tạo thêm thiện cảm với các sếp bé hơn là những trưởng phòng. Họ hoàn toàn không nghĩ tới đối thủ cạnh tranh cùng phòng (tạm gọi là anh X), anh ta không chỉ được cấp trên yêu mến mà còn được toàn thể cán bộ trong công ty, từ đồng nghiệp cho đến đội ngũ bảo vệ, lao công tôn trọng và ủng hộ. Bạn hãy hình dung đến một ngày tổng giám đốc chạm trán chị lao công trong hành lang và xuất hiện cuộc đối thoại ngắn sau đây: - Chúc ngày mới tốt lành. Cây chổi lau nhà của chị lạ quá nhỉ. Hai bánh răng này để làm gì thế? - Của cậu X chế tạo cho tôi đấy. Cậu ấy là một kỹ sư giỏi, nhìn đâu cũng thấy phát minh. Hai bánh răng này sẽ giúp tôi tiết kiệm thời gian và công sức được một nửa. (Nở nụ cười mãn nguyện) - À ra vậy.  Một dịp khác, nhân lúc trao đổi công việc giấy tờ với một nhân viên cấp dưới, tổng giám đốc đột ngột hỏi: - Trưởng phòng kỹ thuật cuối năm nay sẽ nghỉ chế độ. Nếu được đề cử một người thay thế thì cậu sẽ nhắc đến tên ai? - Tất nhiên là anh X rồi (Cười rạng rỡ). Chẳng ai phù hợp với cương vị ấy hơn anh X. Hơn nữa anh X cũng là một người nhân hậu, có tâm có tài, luôn quan tâm đến người khác. Công ty chúng ta luôn cần những cán bộ lãnh đạo có năng lực như anh ấy. Những câu chuyện về anh X xuất hiện ở khắp mọi nơi. Và bây giờ bạn hãy hình dung bạn chính là công ty A, anh X là công ty B. A và B cùng sản xuất một loại mặt hàng, chất lượng tương đương nhau, mẫu mã đẹp như nhau, giá cả bằng nhau, phân phối trên cùng một thị trường, có chung một đối tượng công chúng mục tiêu là những khách hàng tiềm năng. Và những người trong công ty luôn sẵn sàng ca ngợi anh X có thể được coi là đông đảo công chúng trong các phân khúc thị trường mà bạn không hề biết mặt. Khỏi phải diễn giải doanh số bán ra của công ty A sẽ sụt giảm thảm hại thế nào khi công chúng đổ xô đi yêu mến công ty B, hoặc giả doanh số của công ty A chưa bao giờ tăng kể từ ngày đầu tiên ra mắt sản phẩm, vì thương hiệu A đã bao giờ chiếm được cảm tình của công chúng. Giống như những người trong công ty của anh X luôn yêu quý anh ta và chẳng muốn dành cho bạn chút thiện cảm nào mỗi lần nghe nhắc đến tên bạn. Bạn sẽ thất bại thảm hại, chỉ vì luôn nghĩ rằng chất lượng, giá cả, tem mác là tất cả. Mất thiện cảm của công chúng, bạn sẽ thiệt hại về doanh thu. Điển hình là câu chuyện của công ty Vedan. Sau vụ “Chất xả thải làm ô nhiễm sông Thị Vải”, mặc dù sản phẩm của Vedan luôn cạnh tranh về giá và chất lượng trên thị trường nhưng vẫn vấp phải sự tẩy chay của công chúng. Rất nhiều người tiêu dùng không còn muốn dùng sản phẩm của Vedan nữa, và các công ty cạnh tranh là Adjinomoto và Miwon đã được lợi trong cuộc khủng hoảng này. Trong quá trình làm công tác tư vấn chiến lược PR, tôi gặp rất nhiều công ty kiêu ngạo. Họ là những tập đoàn lớn hoặc một công ty nhỏ nhưng đang ăn khách. Họ nói rằng họ không cần quảng cáo hay PR gì hết, rằng họ đang đuổi khách đi không hết, giờ mà thực hiện PR thêm nữa thì khách đổ xô tới, họ sẽ phục vụ không xuể. Hơn nữa lúc nào báo chí cũng chầu chực xem họ có tin gì mới không để đưa, việc gì phải tốn kém thêm đồng nào cho việc đó. Tư duy này lại khiến tôi nhớ đến bà bán phở gánh trong một ngõ nhỏ trên khu phố cổ mà tôi vẫn thường xuyên ghé tới hồi còn sinh viên. Bà chủ hàng cũng người phố cổ, mỗi tối chỉ bán đúng dăm tiếng từ lúc 8 giờ, với đôi quang gánh đựng thùng nước phở và những thứ cần thiết nêm vào món ăn cổ truyền. Khách hàng ngồi ghế nhựa xanh đỏ, chen chúc nóng mưa bên một vỉa hè chật hẹp. Họ là những thanh niên phố thị sành ăn, trong đó có cả những ca sĩ, diễn viên nổi tiếng đi diễn đêm về cũng ghé qua quán hàng. Tất thảy đều chấp nhận đứng xếp hàng, kiên nhẫn chờ người trước ăn nốt chút nước và bánh còn lại để đến lượt mình có được chiếc ghế nhựa. Quang cảnh giống hệt thời anh phở Sứt, anh phở Mũ Đỏ để khách ngồi nghệt mặt chờ phở trong những tùy bút phở của Vũ Bằng, Nguyễn Tuân: Khách chờ lâu tức quá chì chiết, mắng chửi, thậm chí muốn tát cho anh hàng phở một cái mà anh ta vẫn trân trân, thản nhiên bốc phở như một cái máy. Bà hàng phở này cũng vậy, mặt khó đăm đăm, hách dịch với khách như thể vô cùng muốn được quay lại thời hoàng kim của bách hóa mậu dịch hoặc thời đói kém năm 45. Khách ăn thì phải chịu cái lẽ bốc thịt gì được thịt nấy, cấm đòi hỏi. Khách đến ăn tức lắm mà chẳng làm gì được. Hôm sau vẫn cứ phải ghé lại vì phở ngon quá, khó tìm đâu đất Hà Nội này quán phở gà ngon hơn.  Nhưng đến một tối đẹp trời, bà hàng xôi gà ngồi kế đó vài mét bỗng tức cảnh sinh tình cũng mở một gánh hàng phở với công thức giống hệt, cứ như thể một nồi nước dùng san làm hai mẻ và giá cả cũng sinh đôi với hàng phở lừng danh cát cứ một thời trong ngõ, chỉ có điều khác là niềm nở vô cùng với khách mà thôi. Khách, trong đó có tôi, đổ xô sang hàng phở mới, vừa ăn vừa hớn hở liếc nhìn gánh hàng vắng teo của bà phở cũ giờ mặt buồn rười rượi. Có một lần, bà phở mới nghỉ mất hai ngày. Trót đến nơi rồi, tôi đành quay sang bà phở cũ. Bà ta trở nên dịu dàng với khách như thể chúng tôi đúng là Thượng đế. Nhưng đã muộn mất rồi. Cảm tình đã mất đi thì khó có thể lấy lại được. Ngày hôm sau, tôi vẫn là khách hàng trung thành với bà phở mới. Bà phở cũ không những mất đi một “thị phần phở” đáng kể mà số lượng khách hàng còn lại so với bà phở mới cũng kém hơn hẳn. Ấy chỉ là vì bà ta phớt lờ Quan hệ công chúng, trong khi PR đối với bà bán phở chỉ đơn giản là những nụ cười mà thôi. Cách ứng xử của bà phở cũ là rất phổ biến trong văn hóa kinh doanh của người Việt, từ quán hàng vỉa hè cho đến công ty lớn, từ miền xuôi lên miền ngược. Đó là tư duy chỉ thấy cái trước mắt. Chúng ta đang sống trong một thế kỷ cạnh tranh khốc liệt, không còn là thời huy hoàng của những anh hàng phở trong tùy bút Vũ Bằng hay những quầy thịt tem phiếu bao cấp. Định nghĩa Thương hiệu hàng đầu xuất phát từ “cái đầu tiên” hoặc “cái hoàn toàn khác biệt” chỉ phù hợp đối với những tập đoàn chuyên nghiệp trong mọi khâu quản lý, trong đó có quản lý Thương hiệu và Quan hệ công chúng, không thể áp dụng trong nền kinh tế đa phần là tiểu thương như ở nước ta, khi mà những “cái giống hệt” sẽ liên tục mọc lên và chiếm lĩnh thị phần của “cái đầu tiên”. Khi đó, bạn là đầu tiên, bạn là số một nhưng bạn sẽ trở tay không kịp nếu như người anh em sinh đôi không mong đợi bỗng một ngày lù lù xuất hiện. Sau khi Việt Nam gia nhập WTO và hiệp định GATS có hiệu lực, khái niệm độc quyền càng ngày càng yếu ớt dần. Các tập đoàn viễn thông của ta là một ví dụ. Kể từ khi Viettel có mặt vào năm 2004 thì công chúng mới bắt đầu được hưởng lợi từ cái gọi là cạnh tranh trong ngành viễn thông. Có một thời gian không ngắn ta đã chứng kiến sự độc quyền của viễn thông, ngân hàng, xuất bản, báo chí, truyền hình, … với những con người đầy kiêu ngạo làm việc trong những tòa nhà rất đáng để tự hào ấy. Họ kiêu hãnh vì họ biết vị trí của họ, biết công chúng cần họ. Họ ít nhiều cũng có sự tự mãn của bà bán phở gánh, dù chỉ thể hiện kín đáo ở trong bụng. Họ không có trách nhiệm phải làm cho công chúng yêu quý, họ không cần thiện cảm của công chúng vì đang phải đuổi khách đi không hết. Khách hàng không có sự lựa chọn nên đành chấp nhận bị đối xử lạnh lùng như chấp nhận nỗi khổ xếp hàng trước quán phở gánh. Nhưng khi “kẻ thứ hai” xuất hiện, ấy là lúc mọi thứ sẽ thay đổi. Nếu thương hiệu của bạn đã chiếm được cảm tình sâu sắc đối với công chúng, khách hàng của bạn sẽ có nhiều khả năng không quay sang “kẻ mới đến”, cho dù giá cả của anh ta có cạnh tranh hơn và mẫu mã đẹp hơn chút đỉnh. Ấy cũng bởi tâm lý thích hàng quen, không muốn thay đổi của người Việt Nam. Dù là hàng rau, hàng thịt, tiệm cà phê, trung tâm spa hay hãng viễn thông, người Việt cũng luôn thích những gì quen thuộc, trừ phi “cái đầu tiên” kém hơn mọi mặt, trong đó có cách ứng xử với công chúng. Xử lý kém cỏi những câu chuyện PR, công ty của bạn sẽ bị rơi vào tình thế giống như một anh chàng đang có người yêu, nhưng ngày nào cô người yêu của chàng cũng phải nghe những bình luận không hay về chàng từ bố mẹ, bạn bè và thậm chí hàng xóm của nàng. Nghe mãi những lời ấy, dù có yêu đến mấy thì cũng sẽ có lúc nàng trở nên hoang mang và dao động. Và biết đâu trong lúc đôi bên cãi cọ, những lời không hay ấy được tua lại trong đầu, dẫn đến việc nàng sẽ dứt tình. Lúc đó bạn sẽ cần phải xử lý khủng hoảng, song xử lý khủng hoảng và các thảm họa lại là việc khó nhằn nhất trong lĩnh vực PR. (Chuyện này tôi sẽ bàn kỹ ở phần áp cuối của cuốn sách.) Nhưng nếu như, trong lúc nàng đang vô cùng tức giận với người tình, hết thảy những người xung quanh đều nói rằng anh chàng là một gã tuyệt vời, và chỉ có người phụ nữ dại dột mới chịu để mất anh ta, tôi tin rằng, thế nào nàng cũng được xoa dịu. Bạn thấy chưa. Bạn cũng cần đến một quan hệ công chúng tốt, dù bạn chỉ là một người bình thường và đang yêu một người con gái. Và công ty của bạn đang trên đỉnh cao của sự thịnh vượng, cũng đừng vội chủ quan, nếu như bạn không chịu khó đầu tư cho những mối quan hệ cộng đồng dài hạn, bởi vì công chúng không phải là người tình, họ bỏ rơi thương hiệu của bạn dễ dàng như bỏ hàng rau này để chọn hàng rau kia, khi mà sự lựa chọn hàng hóa ngày càng trở nên đa dạng. Hàng ngày, tôi chứng kiến quá nhiều nhầm lẫn khái niệm PR từ các nhà báo, các doanh nghiệp, các nghệ sĩ, sinh viên ngành quan hệ công chúng, và thậm chí, tôi thực không vui khi nói ra điều này, đôi lúc từ cả các giảng viên PR và các chuyên viên PR ở nhiều công ty nữa. Họ nhầm lẫn khái niệm truyền thông, marketing, quảng cáo, tuyên truyền, xì căng đan và PR, nghĩ rằng tất cả những thứ này là một chứ không phải 6 khái niệm khác nhau. Họ nghĩ rằng PR chỉ đơn thuần là làm cho càng nhiều công chúng biết đến càng tốt. Đã đành rằng muốn thật nhiều người yêu quý, việc đầu tiên cần phải làm là để cho họ biết bạn là ai. Người ta không biết bạn, sao có thể yêu mến bạn. Nhưng “nhiều người biết đến” không đồng nghĩa với “nhiều người yêu quý”. Thiện cảm của công chúng không phải chỉ nhờ mỗi việc đầu tư tiền bạc, đầu tư hoạt động và đầu tư truyền thông. Nó phải bắt nguồn từ chính thực lực của bạn (không gì tạo căm ghét nhanh hơn việc công chúng nhận ra họ bị lừa bởi truyền thông), từ cái tâm của bạn và từ một chiến lược PR đúng đắn được tạo ra bởi một đội ngũ chuyên nghiệp. Những mối quan hệ tốt đối với công chúng sẽ quyết định sự thành bại của cá nhân hay tổ chức. Trong một cuộc thi âm nhạc, kết quả bình chọn cho ca sĩ không hẳn là chính xác, nó không hoàn toàn dựa trên khả năng của ca sĩ đó. Nghĩa là trong hai ca sĩ một 9 một 10 cùng chạy đua vào giải thưởng cao nhất, chưa nói rằng tài năng là ngang nhau, người chiến thắng sẽ là người có kết quả bình chọn cao hơn, đồng nghĩa với việc anh ta chiếm được cảm tình của công chúng nhiều hơn đối thủ. Làm thế nào anh ta có được điều đó, chúng ta cần phải nghiên cứu để học hỏi anh ta.  Đôi khi trong cuộc sống, tôi chạm trán với một vài người nổi tiếng kỳ quặc. Họ nói rằng họ… không cần quá nhiều người yêu quý họ. Họ chỉ cần người nào thực sự hiểu họ mà thôi. Họ không cần đám đông hời hợt. Nhưng mà, công chúng không thể thực sự hiểu được bạn, bởi họ có phải là bạn thân hay cha mẹ, người yêu của bạn đâu. Họ chỉ biết bạn qua những gì mà nhà báo viết về bạn, qua vài tấm ảnh chụp, những lần bạn trả lời phỏng vấn trên truyền hình và tác phong, hành vi ứng xử của bạn trước đám đông. Chỉ chừng ấy thôi là đủ cho họ kết luận toàn bộ con người bạn. Và tôi có một lời khuyên, nếu bạn không cần công chúng, bạn chỉ cần những ai thực sự hiểu bạn, hãy nên để sản phẩm nghệ thuật của bạn ở trong nhà, giữa những người hiểu bạn nhất. Bạn có thể ca hát cho cha mẹ bạn nghe, treo bức tranh bạn vẽ lên tường cho bạn bè thân thiết xem là đủ, và những gì bạn viết ra, chỉ nên để dành cho người tình nghiên cứu. Dứt khoát bạn không nên trở thành một người của công chúng. Còn nếu như  bạn vẫn ôm mãi tư duy “Ta là nhân vật nổi tiếng, công chúng phải cần đến ta, cho dù ta có hành động tréo ngoe thế nào đi chăng nữa, nói nhăng nói cuội ra làm sao, kiêu ngạo đến như thế nào” thì thiết nghĩ tôi không cần phải nhắc lại câu chuyện về bà bán phở gánh ấu trĩ, tự mãn và ngạo mạn ở trên. Trong thời gian bạn lim dim mắt trên đỉnh núi danh vọng, rất nhiều ngôi sao đang lên, chưa mọc, mới mọc đã chực sẵn để chờ chiếm chỗ của bạn. Có người cho rằng “Đắc nhân tâm” dạy cho người ta cách sống giả dối để lấy lòng người xung quanh, và rất có thể bạn đọc đang cầm trên tay cuốn sách này cũng cho rằng tôi đang ủng hộ việc giả dối. Tôi không hướng dẫn bạn nói dối, ngược lại, PR tối kỵ chuyện nói dối. Hãy thực hiện những chiến lược Quan hệ công chúng bằng chính cái tâm của người đang tham gia vào nó. Công chúng không dễ bị lừa. Người làm PR phải luôn nhớ rằng: Họ đang bị quan sát, không phải chỉ một vài người, mà bởi hàng triệu cái đầu. Dù tài năng đến mấy, bạn cũng không thể giả dối với ức triệu công chúng đang theo dõi bạn. Có một cuốn sách hướng dẫn các bước thực hành PR cơ bản có tên “Biến công chúng thành fan của doanh nghiệp”. Tôi thích cái nhan đề này, bởi vì nó đã nói lên tất cả những gì cần nói về bản chất và chức năng, nhiệm vụ của PR. PR – chỉ đơn giản là xây dựng và duy trì mối quan hệ cùng có lợi giữa một tổ chức và công chúng của nó. Vì thế, Keith Ferrazzi đã nói rằng: “Tôi tin rằng mối quan hệ của bạn với mọi người chính là sự thể hiện rõ nét và đáng tin cậy nhất cho biết bạn là ai, và bạn có gì. Không gì sánh được với mối quan hệ.”  Trong cuộc sống cũng như trong công việc, Quan hệ công chúng là một trong những nhân tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của bạn. Vì thế hãy luôn cố gắng chiếm cảm tình của công chúng ngay cả khi bạn đang rất nổi tiếng và được hâm mộ, công ty của bạn đang đông khách và sản phẩm luôn được khách hàng ưa chuộng hay quốc gia của bạn đang có lượng khách du lịch tăng đột biến. Khi tiến hành các bước Quan hệ công chúng, hãy nghĩ nó cũng giống như tình yêu. Ái tình là thứ phải được quan tâm và nuôi dưỡng từng ngày, từng giờ. Nếu lơ là nó, kết cục sẽ tương tự mối quan hệ lỏng lẻo, nhạt nhẽo và xơ cứng của những cặp vợ chồng lâu năm chỉ tối ngày biết đến công việc riêng của mình, cho rằng mình đã quá tuyệt vời và hoàn hảo, không cần phải cố gắng thắt chặt mối quan hệ nữa, người kia đâu dễ gì tìm được ai hơn mình.“Người thứ ba” xuất hiện chính là kết quả của bi kịch này. Cùng một điều hiển nhiên như vậy, các đối thủ cạnh tranh của công ty bạn luôn sẵn sàng nhấn chìm bạn xuống biển cả thông tin bất cứ lúc nào một khi bạn quên không thắt chặt mối quan hệ đối với công chúng. Cảm tình khi đã mất đi rồi, cơ hội lấy lại khó khăn hơn rất nhiều so với lúc tạo dựng.  Mời các bạn đón đọc Tôi PR cho PR của tác giả Di Li.

Nguồn: dtv-ebook.com

Xem

Đánh Giá Năng Lực Nhân Viên
Kỹ năng áp dụng các kỹ thuật đánh giá nhân viên nhằm phát triển năng lực và động viên họ làm việc là một trong những kỹ năng quản lý rất quan trọng. Thông thường, các thông tin phản hồi về hiệu quả công việc từ cấp quản lý sẽ rất có ý nghĩa để nhân viên phát huy các điểm mạnh, phát triển triển tối đa tiềm năng và khả năng cống hiến của họ cho tổ chức. Quyển "Đánh giá năng lực nhân viên" này sẽ trang bị cho bạn tất cả các kỹ năng, kỹ thuật cần thiết để thực hiện thành công công tác đánh giá nhân viên, đồng thời giải thích rõ các mục tiêu then chốt, những lợi ích thu được từ quá trình đánh giá, hướng dẫn từng bước trong giai đoạn chuẩn bị, quản lý và tổ chức các hoạt động bổ trợ sau khi đánh giá. Quyển sách sẽ cung cấp những lời khuyên hữu ích giúp bạn tiến hành các cuộc thảo luận cởi mở, giải thích những ngôn ngữ cử chỉ, xây dựng lòng tự tin, xử lý các vấn đề liên quan đến hiệu quả công việc cùng nhiều nội dung hữu ích khác. Với 101 gợi ý thực hành nằm xuyên suốt nội dung quyển sách, cùng bảng câu hỏi tự đánh giá cho phép bạn kiểm tra các kỹ năng đánh giá nhân viên của mình. Đây thực sự là một cẩm nang rất có giá trị trong việc quản lý và phát triển nhân viên. Mục lục: Lời giới thiệu Mục đích của việc đánh giá nhân viên Phát triển nhân viên Các hình thức đánh giá Xác định mục tiêu Hoàn thành mục tiêu Uỷ quyền cho nhân viên Khen thưởng thành tích Chuẩn bị cho hoạt động đánh giá Công việc chuẩn bị Đánh giá hiệu quả công việc Xác định mục tiêu Lập kế hoạch cho tương lai Tạo môi trường tích cực Đánh giá khách quan Chuẩn bị cấu trúc cho việc đánh giá Quản lý tiến trình đánh giá Giới thiệu buổi họp đánh giá Khuyến khích thảo luận Đảm bảo tính thực tế Phân tích các dấu hiệu Đánh giá tính tận tâm Xử lý các tình huống khó khăn Xử lý các vấn đề tiêu cực Thảo luận kế hoạch phát triển nhân sự Những tham vọng và tiềm năng Lập kế hoạch hành động Tóm lược buổi họp đánh giá Các hoạt động sau buổi đánh giá Giám sát sự tiến bộ Thực hiện kế hoạch phát triển Khuyến khích làm việc theo nhóm Nhà quản lý tự đánh giá Kiểm tra kỹ năng đánh giá của nhà quản lý Mời các bạn đón đọc Đánh Giá Năng Lực Nhân Viên của tác giả Ken Langdon & Christina Osborne.
Làm Sao Để Thua? - Tư Duy Để Thắng
Thông qua 44 ½ bước cần tuân thủ với những danh ngôn, hành động cần tránh (đúc kết từ cuộc đời của những con người thành công hoặc có những khám phá vĩ đại) để có thể trở thành một người THUA đủ đường, kèm theo các lý luận hóm hỉnh sẵn sàng làm các lý do bào chữa cho mục đích thụt lùi chứ chẳng tiến lên, Steve McDemort đã viết nên một tác phẩm hướng dẫn người đọc cách tư duy để thắng đầy thú vị và sảng khoái, khiến người đọc gấp sách lại, chỉ muốn bắt tay vào hành động để THÀNH CÔNG như một lời cám ơn đến người đã thúc mình thức dậy từ một cuộc sống lờ đờ như giấc mộng du. Mời các bạn đón đọc Làm Sao Để Thua? - Tư Duy Để Thắng của tác giả Steve Mc Dermott.
101 Tình Huống Nhân Sự Nan Giải
LỜI GIỚI THIỆU (cho bản tiếng Việt) Một trong những chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho doanh nghiệp là yếu tố con người. Đây là yếu tố mang tính quyết định đối với khả năng phát triển bền vững của tổ chức. Bất cứ khía cạnh nào trong công việc cũng phải lấy con người làm nền tảng, bởi con người chi phối và tác động mạnh mẽ đến mọi vấn đề xảy ra trong môi trường công sở. Với tư cách nhà quản lý nhân sự, bạn nên nhận thức được tầm quan trọng của nhân tố này để từ đó có những chính sách cũng như quy định phù hợp, nâng cao và phát triển hơn nữa nhân tố con người, phục vụ những mục tiêu lâu dài của tổ chức. Tuy nhiên, quản lý con người luôn là một bài toán khó, gây đau đầu với nhiều nhà điều hành, lãnh đạo. Làm sao để phát triển và thúc đẩy nhân viên, giúp họ cải thiện và nâng cao hiệu suất công việc, đồng thời có những bước thăng tiến tích cực; làm thế nào để giải đáp những thắc mắc của họ, đưa ra những câu trả lời thấu đáo về các vấn đề, giải quyết những mâu thuẫn phát sinh trong công việc, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa cấp trên với cấp dưới... Có quá nhiều vấn đề xoay quanh “con người” mà bạn không thể lường trước cũng như xử lý hết được.  Cổ nhân có câu “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”. Theo đó, những vấn đề nan giải đều có thể được giải quyết thông qua các cuộc nói chuyện, trao đổi với cung cách và ngôn từ vừa nhẹ nhàng mềm mỏng, lại mạnh mẽ, dứt khoát; quan trọng hơn cả, nội dung của cuộc đối thoại phải giúp nhân viên nhận thức được những sai lầm của họ trong công việc và các mối quan hệ, từ đó có sự điều chỉnh thích hợp. Theo đó, xuyên suốt 101 tình huống thường gặp tại nơi làm việc trong 101 tình huống nhân sự nan giải, với tư cách một nhà quản lý, bạn sẽ có thể tìm được những gợi mở và lời giải thích hợp, tháo gỡ những khó khăn trong công tác quản lý của mình. Bạn sẽ biết cách nói chuyện với nhân viên cấp dưới bằng sự tôn trọng, thấu hiểu; điều quan trọng không chỉ là nói gì mà là nói như thế nào, theo cách thức ra sao. Cuốn sách được thiết kế và cấu trúc như một cuốn cẩm nang, cung cấp cho bạn các chỉ dẫn thiết thực và hữu ích nhất để đương đầu và xử lý những cuộc nói chuyện vô cùng khó khăn với nhân viên về các vấn đề tế nhị trong môi trường làm việc. Bên cạnh những tình huống rất thân quen và thường gặp như trang phục, giờ giấc đi làm, cho đến những vấn đề khó khăn hơn như vệ sinh cơ thể, sức khỏe cá nhân, hay những vấn đề vô cùng nhạy cảm như quấy rối tình dục nơi công sở, hoặc các vấn đề  luôn nhận được rất nhiều sự quan tâm như thăng tiến, lương thưởng hay sa thải, tinh giản biên chế...  Là chuyên gia hàng đầu về nhân sự, từng giữ cương vị giám đốc nhân sự trong nhiều tổ chức uy tín như Time Warner Cable, Paramount Pictures, tác giả Paul Falcone đã gói gọn và tổng kết nhiều năm kinh nghiệm của mình qua 101 tình huống cụ thể và đầy thiết thực. 101 tình huống nhân sự nan giải cũng đồng thời là cuốn sách thuộc Bộ sách Amacom do Alpha Books xuất bản và đã trở nên quen thuộc, hữu ích đối với bạn đọc. Alpha Books trân trọng giới thiệu tới độc giả cuốn sách này với mong muốn bạn − những nhà quản lý nhân sự − sẽ có thêm nguồn tham khảo hữu ích, hỗ trợ đắc lực trong những cuộc đối mặt đầy thử thách với nhân viên của mình.  Hơn nữa, cuốn sách hứa hẹn không chỉ trở thành người bạn đồng hành đầy thân thiết với bạn, mà còn là một tài liệu thiết thực giúp bảo vệ bạn và công ty khỏi những rắc rối có thể gặp phải nếu ứng xử không khéo léo với nhân viên. Nhờ đó, cả bạn lẫn công ty sẽ xây dựng được một hình ảnh tốt đẹp hơn trong mắt nhân viên cũng như khách hàng, đối tác, nâng cao được vị thế và chỗ đứng của công ty bạn trong thế giới kinh doanh. Chúc các bạn thành công! Tháng 10 năm 2011 CÔNG TY SÁCH ALPHA  *** GIỚI THIỆU CÁC QUY TẮC ỨNG XỬ VỚI NHÂN VIÊN Để thành công trong việc làm cho nhân viên thay đổi và thấu hiểu, bạn cần biết một vài quy tắc giao tiếp căn bản: Trước hết, hãy ghi nhớ rằng không phải điều bạn nói mà chính cách bạn nói sẽ đem lại hiệu quả. Trong thế giới công việc, mọi người có xu hướng phản ứng tương ứng: Nếu bạn thể hiện sự tôn trọng và cảm thông, bạn sẽ nhận được sự đáp trả tương xứng, ngay cả khi phải đối mặt với những hoàn cảnh không dễ chịu và gay gắt nhất trong công việc.  Thứ hai, tài sản lớn nhất của bạn khi phải đối mặt với người khác là cảm giác tội lỗi, chứ không phải là sự giận dữ. Giận dữ là phản ứng mang tính hướng ngoại: Khi tức giận với ai đó, chúng ta có xu hướng thể hiện ra ngoài sự khó chịu của mình. Ngược lại, cảm giác tội lỗi lại mang tính hướng nội: Khi cảm thấy có lỗi, chúng ta thường tự vấn bản thân và có xu hướng chịu trách nhiệm đối với vấn đề trong tầm tay. Đó chính là Nguyên tắc Vàng cho các nhà quản lý doanh nghiệp: Cho phép nhân viên chịu trách nhiệm về những hành động của họ và bạn sẽ “hiểu thấu trái tim họ” đồng thời khiến họ chủ động thay đổi bản thân. Ngược lại, ép buộc nhân viên làm việc bằng cách chọc tức, thách thức hay cản trở, họ sẽ chống đối lại những thay đổi áp đặt lên mình. Trong cuốn sách này, chúng ta sẽ thảo luận các chiến lược đem lại phản ứng tích cực thay vì giận dữ, và chúng cũng sẽ đem lại hiệu quả cho cuộc sống của bạn.   Thứ ba, hãy ghi nhớ rằng bất cứ điều gì bạn mong muốn cho bản thân, hãy đem đến cho cả người khác. Nhiều khi chúng ta đòi hỏi người khác tôn trọng, cởi mở cũng như tuân thủ các quy tắc xã hội nhưng lại không nhận ra rằng chính mình cũng không thể hiện điều đó. Các nhà nhân khẩu học và xã hội học chỉ ra sự thiếu hụt trầm trọng trên thị trường lao động do những người thuộc thế hệ bùng nổ dân số (sinh sau Chiến tranh Thế giới thứ hai) nghỉ hưu, do đó, giữ chân nhân viên là một vấn đề mang tính quyết định. Tuy nhiên, nhiều nhân viên có xu hướng làm việc cho các công ty và tách khỏi những người quản lý cũ: Ban đầu, nhân viên nhận thấy giá trị cũng như danh tiếng của các công ty và cảm thấy đây là một nơi làm việc lý tưởng - chỉ để thoát khỏi người quản lý mà họ không còn tin tưởng và tôn trọng. Họ cũng cho rằng sự khác biệt giữa một người tìm việc năng động với thụ động chỉ là một ngày làm việc tồi tệ. Rồi giọt nước tràn ly, đôi khi chỉ vì những vấn đề nhỏ nhặt, và nhân viên tìm kiếm công việc khác, cuối cùng, bạn sẽ có những nhân viên thất nghiệp. Lúc đó, bạn sẽ phải đối mặt với hội chứng “nhân viên từ bỏ và nghỉ việc” trái ngược với “nhân viên từ bỏ và ở lại”, và việc mọi thứ trở nên tồi tệ chỉ còn là vấn đề thời gian.   Nếu doanh nghiệp của bạn có mô hình giống những doanh nghiệp điển hình ở Mỹ, bạn cần quan tâm đến vô số thứ. Tất nhiên, bạn không cần tạo thêm áp lực và lo lắng bằng cách chấp nhận làm việc với những người mà bạn cảm thấy không hợp. Điều này quá sức chịu đựng với phần lớn mọi người, và thực sự, chúng ta có biện pháp hiệu quả hơn để quản lý công việc cũng như cấp dưới.  Điều này dẫn chúng ta tới bài học kinh nghiệm thứ tư: Trung thực là cách giải quyết tốt nhất. Tôi có thể hiểu được điều bạn đang nghĩ lúc này: “Ôi, nói bao giờ chẳng dễ, nhưng ngày nào mà tôi chả phải đối mặt với những người như vậy, đừng nói những điều sáo rỗng này với tôi nữa! Rất khó khi phải cởi mở và trung thực với những nhân viên kiểu này, thực sự chẳng đáng phải căng thẳng với họ làm gì.” Trên thực tế, với vai trò người lãnh đạo, trung thực phải là nền tảng căn bản cho mọi việc bạn làm. Với chúng ta, đối đầu luôn luôn là một vấn đề khó khăn. Khác biệt trong suy nghĩ thì có thể chấp nhận được; tuy nhiên, đối đầu theo cách tiêu cực thì hoàn toàn không như vậy. Cách nói chuyện tôn trọng và chín chắn với người khác, bất kể nội dung thông điệp của bạn là gì, sẽ khuyến khích họ thừa nhận trách nhiệm về việc làm của mình, còn trong tình huống chấm dứt hợp đồng lao động, nhân viên sẽ dễ thích nghi hơn với cuộc sống. Hãy tham khảo một vài ví dụ sau: Janet, tôi đánh giá cao cố gắng và nỗ lực của chị trong hơn ba tháng qua. Chị cũng chuẩn bị kết thúc thời gian thử việc, và tôi lấy làm tiếc phải thông báo với chị rằng chúng tôi không thể nhận chị vào làm. Tôi biết chị đã rất nỗ lực để cải thiện các vấn đề mà chúng ta đề cập đến, và có lẽ chị cảm thấy hai bên không thông cảm với nhau. Tuy nhiên, khả năng của chị không phù hợp với yêu cầu của công ty, do đó tôi e rằng chị sẽ không thể tiếp tục làm việc từ ngày mai nữa. Công ty sẽ ghi lại trong hồ sơ nhân sự là “chấm dứt trong thời gian thử việc”, và chị vẫn có cơ hội làm việc cho công ty trong tương lai. Ngoài ra, công ty sẽ không bảo đảm về vấn đề bảo hiểm thất nghiệp.  Sam, công ty đang phải tiến hành tái cơ cấu, và sắp phải cắt giảm một số vị trí. Mặc dù anh không mắc bất cứ lỗi nào, nhưng không may, anh lại nằm trong số đó, và chúng tôi rất lấy làm tiếc về việc này. Tôi mong công ty có thể làm khác đi, và chúng tôi sẽ thực hiện mọi biện pháp có thể để giúp anh vượt qua giai đoạn khó khăn này. Mong anh thông cảm vì việc như thế này vẫn thường xảy ra trong sự nghiệp của mọi người, và tôi e rằng vị trí của anh sẽ bị ảnh hưởng bởi kế hoạch tái cơ cấu lớn hơn. Trước khi chúng ta thảo luận kỹ lưỡng hơn về các biện pháp giúp đỡ anh, tôi chỉ muốn bảo đảm rằng anh vẫn cảm thấy ổn... Những ví dụ trên không phải là các thông điệp hài hước mà nó đầy cảm thông và thấu hiểu. Bạn sẽ thấy nhân viên sẵn lòng thỏa hiệp và hợp tác với bạn bất cứ khi nào bạn đề xuất vấn đề gì ảnh hưởng trực tiếp tới họ – thậm chí cả trường hợp chấm dứt hợp đồng hay tinh giản biên chế – với thái độ ân cần và quan tâm. Trong ví dụ thứ nhất, người nhân viên thử việc chắc chắn sẽ cảm thấy hối tiếc – “Tôi đã rất nỗ lực và không muốn mất công việc này. Tôi xin lỗi nếu làm anh thất vọng, và thật ra, tôi cũng thấy thất vọng về bản thân” – nhưng người đó sẽ không kiện cáo người sử dụng lao động. Sự hối tiếc bắt nguồn từ cảm giác tội lỗi: “Tôi cũng có lỗi vì đã không thể cải thiện năng lực của mình nhằm đáp ứng đòi hỏi của công ty.” Và người cảm thấy có lỗi luôn thừa nhận một phần trách nhiệm.  Trong ví dụ thứ hai, tinh giản biên chế không phải là lỗi của bất kỳ ai. Việc này thường diễn ra trong cuộc sống, và nhà quản lý thể hiện sự quan tâm ân cần và sẵn lòng nói: “Tôi rất xin lỗi”. Những từ này vô cùng quan trọng nhưng lại không thường xuyên được sử dụng. Chúng ta chẳng mất gì khi nói lời cảm ơn hay xin lỗi, nhưng ít nhà quản lý thường xuyên sử dụng những từ ngữ tuyệt vời này. Khi nhân viên kiện công ty vì chấm dứt hợp đồng trái luật, một trong những điều đầu tiên họ thường phàn nàn là: “Không thể tin được sau tất cả những đóng góp cho công ty, họ ném tôi ra ngoài đường mà không thèm nói một câu xin lỗi!” Nhu cầu được nghe lời xin lỗi là đặc trưng của con người, vì vậy đừng cảm thấy ngại ngùng khi nói lời xin lỗi. Việc làm này mang đầy tính nhân văn và đáp ứng được nhu cầu quan trọng đó trong cuộc sống.  Trên thực tế, kiện cáo thường là công cụ để trả đũa công ty sử dụng lao động. Khi nhân viên cảm thấy bị xúc phạm, bị làm bẽ mặt, hay thiếu tôn trọng vào thời điểm dễ bị tổn thương nhất, họ thường mong trả đũa công ty cũ. Tất cả chúng ta đều biết đến những vụ việc lộn xộn nơi công sở cũng như các vụ kiện cáo, nhưng mọi việc sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu nhân viên được đối xử công bằng và tôn trọng vào thời điểm họ dễ bị tổn thương nhất, và giúp họ thích nghi với cuộc sống mới. Hãy nghĩ xem bạn mong muốn được đối xử như thế nào trong hoàn cảnh đó, và đặt mình vào vị trí của họ để giải quyết.  Tuy nhiên, đừng để nỗi lo sợ kiện tụng chi phối bạn, bởi đơn giản đó là cái giá của việc kinh doanh ở Mỹ. Nhưng điều đáng quan tâm là bạn bị kiện bởi lời nói của mình chứ không phải của họ. Điều đó có nghĩa là bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để bảo vệ cho quyết định chấm dứt hợp đồng hay hành động đối địch khác khi cho thấy bạn là một người sử dụng lao động có trách nhiệm và chấp hành đúng pháp luật, cũng như bạn đã đánh giá nhân viên thông qua một quá trình làm việc chính xác. Nói cách khác, các ghi chép cần thể hiện bạn đã thực sự lắng nghe ý kiến của nhân viên, xem xét cẩn thận và khách quan điều kiện hoàn cảnh, cũng như có kết luận đúng đắn và kịp thời trước khi hành động. Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng lại khó tránh khỏi những quyết định vội vàng khi công việc của bạn bị đảo lộn. Cuối cùng là quy tắc thứ năm và cũng là quan trọng nhất trong cuốn sách này: cảm nhận. Cảm nhận không mang tính đúng sai. Khi sử dụng từ “sự cảm nhận”, bạn không đổ lỗi cho bất kỳ ai về vấn đề gì hay công bố sự thật. Thay vào đó, bạn chỉ đơn giản dựa vào cách nhìn nhận của mình hay những điều mà bạn nghe được từ người khác. Hãy xem xét vấn đề phổ biến nhất trong công tác quản lý ở các công ty Mỹ hiện nay: tình trạng thổi phồng đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc là yêu cầu bắt buộc ở nhiều công ty, nhằm điều chỉnh mức cống hiến hàng năm của nhân viên. Nhưng do nhiều nhà quản lý không lưu hồ sơ về mức độ hoàn thành công việc trong năm, gặp gỡ nhân viên định kỳ hàng quý hay bất thường, họ không có nhiều thông tin để điều chỉnh đánh giá công việc của nhân viên. Tất nhiên, họ muốn tránh làm nhân viên khó chịu, do đó thay vì đưa ra những đánh giá chân thực, họ thổi phồng rằng người đó hoàn thành công việc ở mức độ chấp nhận được − mặc dù không xuất sắc lắm.  Việc này tiếp diễn trong nhiều năm, cho đến khi công ty nhận thấy hoạt động kinh doanh trượt dốc và quyết định tinh giản biên chế. Tất nhiên, giám đốc muốn sa thải những người làm việc kém hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do không nhận thấy rằng các hồ sơ lưu trữ từ những năm trước chỉ ra nhân viên này liên tục đáp ứng được yêu cầu của công ty, nhà quản lý cảm thấy bất ngờ khi không thể tinh giản biên chế những nhân viên không đạt tiêu chuẩn thực sự.  Tại sao không? Bởi thường thì nhân viên đó có thời gian làm việc trong công ty lâu nhất, là người lớn tuổi nhất hay được bảo vệ nhất trong nhóm. Trên thực tế, bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người đó điểm 3 –  mức độ đủ đáp ứng yêu cầu –  còn những người khác trong nhóm đạt điểm 4 hoặc 5 – hoàn thành tốt yêu cầu – không có nhiều khác biệt trong đánh giá tổng quát. Đó là bởi nhân viên “nghe được” là họ đáp ứng yêu cầu của công ty trong năm qua ở mức độ chấp nhận được. Mặc dù người đó biết 3 điểm – mức đánh giá thấp nhất trong nhóm – thực sự chẳng thành vấn đề vì các mức đánh giá khả năng hoàn thành nhiệm vụ thật sự không liên quan. Nói cách khác, cũng chẳng vấn đề nếu 3 điểm là mức thấp nhất trong nhóm: Nó vẫn “đáp ứng” được yêu cầu của công ty, và đó là thông điệp duy nhất thực sự có ý nghĩa trong hồ sơ lưu trữ.  Đến lúc đó, cố vấn nhân sự hay pháp luật của bạn lại trở thành rào cản ngăn bạn thực hiện điều mình muốn và cần, và bạn trở nên khác biệt với nhóm hỗ trợ của mình. Đây là trường hợp mà cả hai phía đều chịu thiệt do trước kia bạn đã không thẳng thắn trong các buổi trao đổi với nhân viên. Kết quả cuối cùng là gì? Bạn phải sa thải một nhân viên khác có thời gian làm việc ít hơn trong nhóm (dù người đó làm việc rất hiệu quả) và đến lúc đó bạn bắt đầu tăng cường kỷ luật với những nhân viên thiếu hiệu quả (dù người đó đáng ra phải bị kỷ luật từ trước). Bây giờ, chúng ta hãy nhìn nhận vấn đề này theo cách khác: Nhân viên không đáp ứng yêu cầu chuẩn bị một bản tự đánh giá trước khi tiến hành đánh giá hàng năm. Người đó nghĩ rằng mọi việc vẫn diễn ra tốt đẹp. Ngược lại, khi đọc bản tự đánh giá của nhân viên đó, bạn tự hỏi tại sao người này lại có thể đánh giá cao về bản thân đến vậy. Dưới đây là những điều bạn có thể nói: Nina, tôi đã đọc bản tự đánh giá mà chị chuẩn bị trước cuộc thảo luận về hiệu quả công việc. Tuy nhiên, tôi có cách đánh giá hoàn toàn khác về hiệu quả công việc của chị trong năm qua. Chị nhận thấy điểm mạnh của mình bao gồm thường xuyên chủ động cung cấp thông tin cần thiết cho tôi cũng như những kỹ năng xây dựng các mối quan hệ. Hãy chia sẻ lại với tôi lý do khiến chị cho rằng đó là những điểm mạnh nhất của mình. Một lần nữa, Nina, tôi đang lắng nghe điều chị nói, nhưng cảm nhận của tôi về vấn đề này khá khác biệt. Nhiều khi tôi phải trực tiếp gặp chị để tìm hiểu điều gì đang diễn ra trong phạm vi mình quản lý, và chị khiến tôi mù tịt về mọi chuyện. Tương tự, tôi thấy sự căng thẳng và xung đột giữa chị với đồng nghiệp, và tôi còn nghe được những lời nhận xét về việc chị không thẳng thắn nhận trách nhiệm và thậm chí còn đổ lỗi cho người khác khi công việc của chị diễn ra không suôn sẻ. Theo chị, điều gì đã khiến tôi cảm thấy như vậy? Và cuộc nói chuyện cứ thế tiếp diễn. Bạn nên sử dụng các cụm từ như “tôi nhận thấy”, “tôi cảm thấy”. Cách diễn đạt này giống như những lời trách cứ nhẹ nhàng buộc nhân viên phải tự đánh giá lại bản thân; nhưng chúng lại rất chân thật, cởi mở và cân nhắc đến lợi ích lớn nhất của nhân viên. Cuối cùng, nếu Nina không cảm nhận được những điều này, cô ấy không cần phải có trách nhiệm sửa chữa chúng. Và không quá khó để chuyển cuộc nói chuyện theo hướng có lợi nhất như sau: Nina, tôi hiểu chúng ta có đôi chút khác biệt trong cảm nhận. Đây là điều bình thường − và tôi tôn trọng nó. Tuy nhiên, với tư cách người quản lý, tôi phải nói rằng điểm đánh giá mức độ hoàn thành công việc của chị trong thời gian qua không đáp ứng được yêu cầu của công ty. Tôi xin lỗi vì đã không gặp gỡ chị thường xuyên hơn, nhưng nói thật, tôi thấy tự mình thực hiện còn dễ dàng hơn là thảo luận với chị. Tuy nhiên, tôi sẽ tạo cơ hội giúp chị cải thiện mối quan hệ công việc giữa chúng ta, đồng thời chia sẻ bất kỳ vấn đề nào phát sinh ngay khi xảy ra. Tôi hy vọng chị sẽ hợp tác với tôi để cùng phát triển với những bước đi tích cực hơn cũng như tăng cường mối quan hệ giữa chúng ta trong thời gian tới.  Và bạn đã hoàn thành nhiệm vụ! Bạn đã đối xử với nhân viên đó bằng sự chân thành và tôn trọng. Bạn đã truyền đi một thông điệp rất kiên quyết (“Chị không đáp ứng được yêu cầu của công ty trong năm qua và sẽ không được thưởng nhiều cho những đóng góp của mình nếu có!”), và bạn buộc nhân viên cảm thấy có một phần trách nhiệm về những vấn đề phát sinh, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên tham gia giải quyết vấn đề đó.  Lưu ý: Sử dụng từ ngữ thích hợp để truyền thông điệp của bạn là việc rất quan trọng, lời nói của bạn phải chắc chắn và vững vàng về mặt pháp lý. Mặc dù cuốn sách này cũng không nhằm đưa ra những hướng dẫn về pháp lý, và không cuốn sách nào có thể thay thế được các cố vấn pháp luật khi xử lý các vấn đề cụ thể, nhưng cách xử lý ẩn sau các câu trả lời trong các ví dụ đều đã được kiểm tra kỹ càng và có thể áp dụng thực tế. Bạn có thể tự tin rằng những gợi ý về cách trao đổi trong cuốn sách này sẽ giúp bạn đi đúng hướng cả về mặt quản lý cũng như pháp lý.  Mời các bạn đón đọc 101 Tình Huống Nhân Sự Nan Giải của tác giả Paul Falcone.
Trở Thành Người Lãnh Đạo Hiệu Quả
Những quản trị viên thành công quan tâm nhiều hơn tới việc đạt được những mục tiêu đề ra, hay là tới việc lãnh đạo nhân viên dưới quyền? Các quản trị viên hiệu quả biết rằng để đạt được những mục tiêu đó, họ phải là những người lãnh đạo đích thực, biết dẫn dắt, động viên, huấn luyện, và chăm chút nhân viên của mình. Tất cả những ai khao khát thành công trong công việc nên tập trung vào việc cân bằng giữa kỹ năng lãnh đạo và quản lý. Điều quan trọng là phải biết tìm kiếm sự cân bằng giữa những việc chúng ta đang làm với những việc chúng ta lãnh đạo người khác làm. Bằng cách nào chúng ta có thể nhận diện và cải thiện phong cách lãnh đạo của mình tới mức cao nhất có thể để gặt hái được những kết quả tốt nhất cho chính mình và công ty? Cách chúng ta nhìn người khác và những giả định chúng ta đưa ra về mọi người và thế giới chung quanh giúp định hình thực tế và môi trường trong đó chúng ta làm việc. Qua cuốn sách này, chúng ta sẽ nghiên cứu những bài học chúng ta đã biết về nghệ thuật lãnh đạo và những niềm tin hình thành nên từ những trải nghiệm đó. Vai trò ngày càng thay đổi của người trưởng phòng/người lãnh đạo Thế giới đang thay đổi nhanh chóng, đòi hỏi những người đang ở vị trí lãnh đạo và quản lý cần phải luôn đảm nhiệm những vai trò, trách nhiệm ngày một thay đổi. Dù chúng ta ở châu Âu, châu Phi, châu Mỹ, hay là ở Vành đai Thái Bình Dương, sự cạnh tranh luôn đòi hỏi chúng ta phải tìm ra những cách tốt hơn, hiệu quả hơn, năng suất cao hơn, đồng thời, đem lại nhiều lợi nhuận hơn để tạo ra sản phẩm và dịch vụ. Những đòi hỏi này không chỉ giới hạn ở sự cạnh tranh giữa các công ty. Những kỳ vọng của nhân viên, khách hàng trong và ngoài công ty, các nhà cung cấp, nhà phân phối, và đối tác kinh doanh cũng ngày càng tăng. Để duy trì sức cạnh tranh trong thế giới đang ngày càng thay đổi nhanh chóng này, chúng ta cần lãnh đạo và quản lý công ty của mình bước vào kỷ nguyên mới. Tạo ra và chia sẻ một tầm nhìn Chúng ta phải sáng tạo và có khả năng tạo ra một tầm nhìn chung, đồng thời truyền đạt nó một cách hiệu quả trong toàn công ty. Chúng ta phải động viên tất cả nhân viên tư duy sáng tạo vượt ra khỏi khuôn khổ của những công việc được giao, của một cách tiếp cận công việc quá đơn giản, nhằm đưa công ty phát triển và trở nên thành công trong thế giới ngày nay. Quan trọng là chúng ta phải tuyển dụng và bồi dưỡng những nhân viên có khả năng giúp đưa công ty lên tầm cao mới. Chúng ta không thể một mình làm được điều này, nhân viên của chúng ta cũng không thể đưa chúng ta lên tầm cao mới, trừ phi trước tiên chúng ta xác định những mục tiêu của mình, tạo ra một tầm nhìn rõ ràng, rồi truyền đạt nó tới mọi người. Một khi tầm nhìn này được đề ra và phổ biến rộng khắp công ty thì nó sẽ dẫn tới việc chúng ta giao phó và trao quyền cho nhân viên, để rồi từ đó sẽ đưa chúng ta lên một tầm cao mới. Mọi nhân viên sẽ không còn nghĩ vai trò của mình là tập trung thực hiện những công việc được giao, mà thay vào đó là hướng đến thành quả. Nhìn thấy rõ thành quả sẽ truyền cho chúng ta và mọi nhân viên nguồn cảm hứng để dám chấp nhận rủi ro và nhận lãnh trách nhiệm; từ đó, ban lãnh đạo sẽ tìm được vị trí xứng đáng trong công ty. Việc xác định rõ ràng những thành quả cần đạt được cho phép mọi người trở thành những nhân viên tự giác hơn và biết cách sử dụng những nguồn lực mà không cần đến sự trợ giúp của cấp trên. Hành vi trao quyền được thúc đẩy bởi một tầm nhìn chung, nhưng sẽ không thể khả thi nếu tầm nhìn này không được truyền đạt rõ ràng xuyên suốt trong công ty. Sự truyền đạt hiệu quả là kỹ năng nền tảng của việc xây dựng những đội ngũ hiệu quả, tạo ra một ý thức thống nhất về mục đích, và đưa công ty lên một tầm cao mới. Cân bằng giữa con người và qui trình Khi được yêu cầu xác định đức tính cá nhân nào đáng chú ý nhất mà ban giám đốc cần tới thì hầu hết các quản trị viên cấp cao trả lời: “khả năng làm việc với người khác”. Các lãnh đạo công ty nhận ra tầm quan trọng của việc sản xuất, phân phối, kỹ thuật, bán hàng, nghiên cứu và phát triển, và họ có sẵn những hệ thống quản trị để tổ chức, hướng dẫn, và kiểm soát các hoạt động trong từng lĩnh vực. Tuy nhiên, khi cần phải thực hiện những quyết định của ban giám đốc thì chúng phải do con người thực hiện. Con người là khoản chi phí tác nghiệp duy nhất và lớn nhất trong bất kỳ một khoản ngân sách nào. Hoạch định, dù là chức năng hay chiến lược, được thực hiện và xây dựng chung quanh con người. Tài sản quí báu nhất một công ty có được là nhân viên của nó. Trên thực tế, hầu hết các quản trị viên dành ra khoảng 3/4 thời gian mỗi ngày làm việc để quan hệ với nhân viên. Điều này có nghĩa là chúng ta tạo ra hệ thống quản trị mà theo đó công ty hoạt động và không ngừng chứng minh rằng năng lực lãnh đạo là yếu tố cho phép những hệ thống đó đạt được những mục tiêu của chúng. Một trong những lý do chính khiến một nhân viên được đề bạt vào những chức vụ quản trị hoặc lãnh đạo là vì họ hiệu quả trong những công việc họ làm. Hiện nay, công việc của một quản trị viên là giúp cho người khác có thể làm tốt hoặc tốt hơn công việc chúng ta từng làm. Điều này đòi hỏi một khối kỹ năng hoàn toàn khác. Sự thành công của chúng ta đòi hỏi bước quá độ từ thực hiện sang lãnh đạo để tận dụng những kỹ năng và thời gian của mình. Để trở thành người trưởng phòng làm việc hiệu quả, chúng ta phải giữ cân bằng giữa con người và qui trình. Tập trung quá vào con người có nghĩa là nếu một nhân viên chủ chốt nghỉ việc thì mọi việc sẽ ngưng trệ; còn nếu tập trung quá nhiều vào qui trình đồng nghĩa với việc có những hệ thống tuyệt hảo hiện đang vận hành đó, nhưng không ai hiểu rõ chúng hoặc muốn làm việc trong những hệ thống như vậy. Tập trung vào qui trình có nghĩa là bảo mọi người: “Đây là kế hoạch còn đây là cách chúng ta thực hiện”. Tập trung vào con người là muốn phát biểu: “Chúng ta hãy cùng thảo luận về kế hoạch này và lý do tại sao chúng ta làm những việc đó”. Nếu giữ được sự cân bằng giữa hai yếu tố này thì cả năng suất lẫn sự tận tâm trong công việc đều được duy trì ở những mức cao nhất. Cân bằng giữa sự động viên và tính trách nhiệm Không có sự động viên khích lệ, không gì có thể hoàn thành được, và có phải mỗi khi chúng ta cố ràng buộc người khác vào trách nhiệm thì họ không còn hăng hái nữa? Không nhất thiết là như vậy! Có những cách ràng buộc người khác vào trách nhiệm đối với những mục tiêu, mục đích, và cam kết nhưng cùng lúc vẫn duy trì động lực. Với sự cân bằng giữa hai yếu tố này, chúng ta càng có nhiều sự kiểm soát lên những thành quả cho chính mình và cho đội ngũ. Ngày nay, hơn bao giờ hết, công việc của một quản trị viên là xây dựng nhân viên. Khi chúng ta có thể tạo ra một môi trường mà trong đó các nhân viên gặt hái được kết quả, phát triển được những kỹ năng mới và đạt được thành công, chúng ta đang hoàn thành bổn phận cao nhất của một quản trị viên và người lãnh đạo của mọi nhân viên. Giao tiếp với sức mạnh và sự nhạy cảm, trở thành một huấn luyện viên, và xây dựng con người là ưu tiên cao nhất của một người lãnh đạo. Xử trí xung đột và sự tiêu cực Dù chúng ta làm gì đi chăng nữa, chúng ta sẽ luôn gặp những thách thức từ các nhân viên tiêu cực và từ nhiệm vụ quản lý hiệu quả công tác của mình. Những thành quả của chúng ta và của đội ngũ phụ thuộc vào cách chúng ta xử trí những hoàn cảnh đó. Sự công bằng, tính nhất quán, và sức mạnh nên được đặt đúng chỗ, đúng lúc, và theo đúng cách. Không có những điều trên, tinh thần làm việc của mọi người có thể đi xuống, ảnh hưởng tới năng suất, lòng trung thành của khách hàng cũng như của nhân viên – những đòi hỏi bắt buộc phải có trong điều kiện lực lượng lao động đầy cạnh tranh như hiện nay. Trong cuốn sách này, chúng ta sẽ giải quyết những vấn đề trên và cả những vấn đề khác mà những người lãnh đạo đối mặt, đồng thời cung cấp những cách tiếp cận giúp chúng ta và đồng nghiệp cải thiện năng suất làm việc và cùng lúc phát triển những kỹ năng, thái độ và năng lực giúp tất cả chúng ta thăng tiến trong công việc của mình. Để có thể tiếp thu tốt nội dung, hãy đọc toàn bộ cuốn sách trước để nắm bắt khái niệm chung về việc thực hiện vai trò lãnh đạo của mình. Sau đó, đọc lại mỗi chương và bắt tay vào áp dụng những nguyên tắc hướng dẫn cho từng khía cạnh được nêu ra trong sách. Tiến sĩ  Arthur R. Pell Biên tập viên *** Peter Drucker, một trong những nhà tư duy quản trị kiêm nhà văn nổi tiếng, từng viết: “Hầu hết những gì mà chúng ta gọi là quản lý bao gồm việc làm cho nhân viên khó hoàn thành công việc”. Những trưởng phòng đó đã làm gì khiến Drucker viết ra nhận định trên? Nhiều người trong vai trò quản lý hoặc giám sát đối xử với nhân viên của mình như thể họ là người máy – kỳ vọng họ làm chính xác theo những qui trình và không cần sử dụng bất kỳ sáng kiến, óc sáng tạo và tư duy của họ khi làm việc. Họ rất quan tâm tới việc theo sát những nguyên tắc, qui định, trình tự và thủ tục đến độ bỏ qua tiềm năng ở mỗi nhân viên làm việc dưới sự giám sát của họ. Các trưởng phòng – những người thực sự lãnh đạo nhân viên của mình thay vì chỉ cách cho họ làm việc – không chỉ gặt hái được những kết quả tốt hơn cho công ty mà còn phát triển được những đội ngũ cam kết làm việc hướng tới thành công trong mọi khía cạnh của công việc và cuộc sống. Bạn có biết phẩm chất quan trọng nhất một người lãnh đạo có thể có được là gì không? Không phải là khả năng thực hiện; không phải là một tư duy vĩ đại; không phải là sự tử tế, lòng can đảm hay óc khôi hài, dù mỗi một đặc tính trên đều rất quan trọng. Điều quan trọng là khả năng kết bạn, mà suy cho cùng có nghĩa là khả năng nhìn thấy điều tốt đẹp nhất ở người khác. Dale Carnegie Những người lãnh đạo phụng sự Người lãnh đạo đích thực phục vụ nhân viên của mình – không thể khác đi được. Hình tam giác là hình học đặc trưng mà chúng ta thường sử dụng để liên hệ tới hầu hết các tổ chức. Trên cùng là ông chủ, người ra lệnh cho cấp quản lý trung gian, và những người này sẽ ra lệnh cho nhân viên. Ở đáy của hình tam giác này là khách hàng, những người chúng ta hy vọng sẽ hài lòng với những gì chúng ta cung cấp. Mục đích của mỗi tầng trên hình tam giác đó là để phục vụ cho tầng bên trên. Trong cách tiếp cận truyền thống, nhân viên phục vụ người giám sát, các giám sát và trưởng phòng cuối cùng sẽ phục vụ cho ông chủ lớn. Khách hàng – ở tận đáy của hình tam giác – gần như bị bỏ quên. Hình tam giác đó nên được đảo ngược. Ban quản trị cấp cao nên phục vụ các quản trị viên cấp trung gian, những người này sẽ phục vụ những người giám sát để rồi họ phục vụ nhân viên – và tất cả họ sẽ phục vụ khách hàng. Những người lãnh đạo phục vụ nhân viên của mình J. Willard Mariott, một ông chủ nhà hàng khách sạn, tóm tắt cô đọng điều trên như sau: “Công việc của tôi là động viên, khích lệ nhân viên của mình, dạy họ, giúp họ và  chăm chút họ”. Hãy chú ý điều sau cùng – chăm chút họ. Những lãnh đạo giỏi thực sự chăm chút cho nhân viên của mình. Họ tìm hiểu kỹ những điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, những gì họ thích và không thích, cách họ hành động và phản ứng ra sao. Họ dành thời gian ra để làm việc với nhân viên, đem lại nhiều nguồn lực, công cụ, bí quyết để nhân viên làm việc hiệu quả. Họ không can dự vào việc của nhân viên bằng cách tỏ ra lo lắng liệu có cần thêm dấu chấm trên đầu chữ “i”, hoặc thêm dấu gạch ngang cho chữ “t” hay không. Khi tiến hành khảo sát về những gì nhân viên muốn ở một người sếp, hầu như điều được nhắc tới nhiều nhất là một người sếp luôn hiện diện vì tôi. Đây là người sếp mà mọi nhân viên có thể tìm tới hỏi ý kiến và không sợ bị xem là ngớ ngẩn, một người sếp mà ai cũng có thể tin cậy tìm đến khi muốn được chỉ bảo, hỏi thêm thông tin và xin lời khuyên, thay vì một người sếp chỉ biết đòi hỏi và ra mệnh lệnh. Đó là người sếp giúp phát triển tiềm năng của con người – không chỉ sử dụng họ như một phương tiện để hoàn thành một công việc. Trao quyền cho người của mình Những người lãnh đạo đích thực “trao quyền” cho nhân viên của mình. Từ “trao quyền” đã trở thành một từ làm khuấy động giới quản trị ngày nay, nhưng những từ như thế thường thể hiện cô đọng một ý niệm đang được chấp nhận. Nó xuất phát từ một thuật ngữ pháp lý, có nghĩa là chuyển quyền pháp lý nào đó từ một người này sang một người khác. Tuy nhiên, trong biệt ngữ quản trị ngày nay, nó được sử dụng với nghĩa rộng hơn – chia sẻ một số quyền hành và sự kiểm soát mà một vị trưởng phòng có được với những nhân viên họ quản lý. Thay vì người trưởng phòng đưa ra mọi quyết định về cách thức tiến hành một công việc, những nhân viên thực hiện nhiệm vụ sẽ góp phần đưa ra quyết định. Khi nhân viên có tiếng nói trong những quyết định này, chúng ta không chỉ gặt hái được nhiều thông tin đa dạng hơn về cách thực hiện một công việc, mà các nhân viên, nhờ được tham gia vào việc ra quyết định, sẽ trở nên tận hiến vì sự thành công của công việc. Quản lý và lãnh đạo Quản lý nhấn mạnh rằng người ta làm theo mệnh lệnh – thường là làm theo răm rắp, không một chút thắc mắc. “Đây là cách việc này sẽ được hoàn thành”. Còn lãnh đạo thì khích lệ óc sáng tạo ở nhân viên bằng cách thu hút ý tưởng của họ cả trong giao tiếp hàng ngày lẫn trong các cuộc họp chính thức, những chương trình đóng góp ý kiến và những hoạt động tương tự. Quản lý là nói cho nhân viên biết họ sẽ chịu trách nhiệm về những gì. Trong khi đó, lãnh đạo trao quyền cho nhân viên – trao cho họ những công cụ để tự đưa ra những quyết định trong phạm vi những nguyên tắc chỉ đạo mà các bên liên quan đều có thể chấp nhận được. Quản lý chú ý hơn tới việc những chính sách được tuân thủ ra sao, giải thích qui tắc, chính sách và làm cho chúng có hiệu lực thi hành. Lãnh đạo khích lệ mọi người và dạy họ làm thế nào để hoàn thành công việc. Nếu nó không hiệu quả như mong đợi, cần phải nỗ lực để cải thiện hiệu quả công việc thông qua nhiều bài huấn luyện tốt hơn. Giúp người khác học hỏi là công cụ chính để đạt được hiệu quả công việc cao. Quản lý tập trung những nỗ lực vào làm việc một cách đúng đắn; lãnh đạo nhấn mạnh làm những việc đúng. Có những lúc người ta cần quản lý – vì những lý do pháp lý hoặc tương tự, quan trọng hơn cả là phải làm thật đúng theo bài bản. Dĩ nhiên là những người trong vị trí quản lý phải đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện một cách đúng đắn. Nhưng đây không phải là công việc chính. Đảm bảo nhân viên tuân thủ các nguyên tắc là điều cần thiết trong những trường hợp như thế, nhưng quan trọng hơn là huấn luyện mọi người thạo việc và khích lệ họ khao khát làm hết sức mình để hoàn thành những mục tiêu của phòng ban và công ty. Để đạt được điều này với những nhân viên của mình là một ví dụ hoàn hảo về năng lực lãnh đạo đích thực. Người sếp tốt – người sếp tệ Harry là kiểu sếp thích được người khác ưa thích. Anh nghĩ mình là một người sếp tốt vì mọi người trong phòng của anh thích anh. Anh không muốn làm suy giảm lòng mến mộ này, vì thế anh đã do dự không ép buộc nhân viên phải thi hành những qui định tối thiểu hoặc sửa chữa những lỗi nhỏ trong công việc. Khi cần khiển trách, anh thường im lặng thật lâu đến độ quên luôn cả lý do của việc khiển trách. Tuy nhiên, anh thường khen quá nhiều đến độ lời khen mất đi ý nghĩa. Teresa rất khó chịu. Chị tin rằng người ta phải sử dụng tới quyền hành thì mới khiến công việc được hoàn thành. Chị cộc cằn, giáo điều, và câu nói chị ưa sử dụng là: “Tôi là sếp. Anh được trả lương để làm việc, vì vậy, tốt hơn hết anh nên làm việc, nếu không thì…” Chị hiếm khi khen nhân viên và thường la rầy họ trước mặt người khác trong phòng. Cả Harry và Teresa đều có những vấn đề nghiêm trọng vì cả hai thái cực như thế không thể mang lại hiệu quả. Chúng ta hãy xem điều gì đã xảy ra trong từng tình huống sau. Người sếp xuề xòa Khi một người trưởng phòng không kiểm soát phòng ban mình, công việc sẽ bị ảnh hưởng. Sản xuất sẽ không theo đúng lịch, chất lượng bị ảnh hưởng, mọi nhân viên sẽ lợi dụng sự dễ dãi này, nhiều người xin nghỉ mà không có lý do chính đáng, và sự trễ nải sẽ làm hại tới công ty. Nhân viên của Harry cảm thấy không được lãnh đạo và lấn lướt anh. Tại sao một người trưởng phòng trở nên hiền lành và xuề xòa đến mức khiến cả phòng phải gánh chịu hậu quả? Thường thì nguyên nhân sâu xa có thể là cảm giác bất an trong khả năng cống hiến của họ. Những người bất an đòi hỏi sự chấp thuận từ những người khác để bênh vực cho cái tôi ích kỷ của mình. Những người như thế muốn được người khác yêu mến, muốn có “đồng bọn”. Họ tin sự hiền lành và lòng khoan dung với thuộc cấp sẽ dẫn tới sự chấp thuận của nhân viên. Khi sếp của Harry khám phá ra rằng phòng ban này đang bị rơi lại phía sau, Harry sẽ bị qui trách nhiệm. Bây giờ, Harry hồi hộp và biết mình phải mau chóng thay đổi hoàn toàn. Một phản ứng tự nhiên là thay đổi ngay thái độ. Anh bắt đầu cứng rắn và đòi hỏi khắt khe hơn. Anh phê phán nhân viên mình, thường xuyên la hét và quát tháo. Anh bắt đầu quở trách họ vì những lỗi vụn vặt và phạt họ vì những chuyện mà cách đó một tuần anh từng phớt lờ. Điều này gây ra sự oán giận và bất ổn trong nhân viên. Công việc của toàn phòng có thể khá hơn trong một thời gian, nhưng về bản chất, những hành động này trái với tính tình của Harry nên một khi mọi việc được tháo gỡ, anh ta lại quay trở lại bản tính cũ của mình. Những thay đổi thường xuyên trong cách quản lý thường khiến người ta thoái chí hơn là giữ nguyên một phong cách – dù là tốt hay xấu. Nhân viên của chúng ta không thể tiên lượng chúng ta sẽ hành xử ra sao. Sự không chắc chắn này dẫn tới tinh thần làm việc tệ hại và tỷ lệ biến động nhân sự cao. Nguyên nhân của thái độ xuề xòa, dễ dãi của Harry bắt nguồn từ cảm giác bất an của chính anh. Anh cần phải xây dựng sự tự tin của mình. Một cách để làm được điều này là trở thành chuyên gia trong công việc anh làm. Khi một người có kiến thức sâu về công việc, người đó sẽ có cảm giác an toàn trong công việc, từ đó trở nên tự tin trong mọi vấn đề liên quan tới công việc. Harry cũng nên tìm hiểu thêm về các mối quan hệ con người và áp dụng những gì mình vừa học được vào công việc của mình. Người giám sát khô khan Teresa có một vấn đề tương tự. Mặc dù phong cách của cô khác nhiều với phong cách của Harry, nhưng hậu quả cũng rất giống. Cô gây ra oán giận trong nhân viên và, vô tình hay cố ý, họ từ chối cộng tác. Năng suất thấp hơn, tỷ lệ biến động nhân sự cao hơn, nhiều người xin nghỉ làm không có lý do chính đáng, nhiều mối bất bình, và tinh thần làm việc thường giảm sút đều là những chứng cứ thông thường của sự thiếu cộng tác như thế. Nguyên nhân của cách tiếp cận cứng rắn cũng như khoan dung nêu trên là sự thiếu tự tin. Tuy nhiên, thái độ “khao khát muốn làm vừa lòng” lại được thế chỗ bởi một tính cách cộc cằn và vẻ bề ngoài độc đoán. Khiến cho một người lãnh đạo khô khan thay đổi là việc khó khăn hơn, có lẽ vì họ có một cảm giác khó lay chuyển là cứ cho rằng cách của mình là cách duy nhất. Sự cố chấp là một phần không thể thiếu trong mẫu hành vi của họ. Một lần nữa, giải pháp cho vấn đề này đòi hỏi sự hiểu biết rõ về mối quan hệ con người. Người giám sát phải học cách khen ngợi thường xuyên hơn, học cách làm thế nào để đưa ra lời khiển trách đem lại hiệu quả mà không gây oán giận và hiềm thù. Teresa phải học làm dịu bớt tính cách và ngôn từ của mình để tránh cãi vã và để làm việc thân thiện hơn với đồng nghiệp và nhân viên của mình. Người giám sát tuyệt nhất Phong cách giám sát hiệu quả nhất là ở giữa hai thái cực trên. Nó dựa trên nền tảng là sự hiểu biết hành vi con người và áp dụng kiến thức này vào việc cư xử với những người dưới quyền của mình. Anh hoặc chị ta khen người khác vì làm tốt công việc, nhưng không vung vãi lời khen một cách hời hợt. Harry khen quá mức tới độ không một nhân viên nào của anh cảm thấy công việc họ làm tốt thực sự được đánh giá cao. Teresa không bao giờ khen nhân viên của cô, khiến họ cảm thấy chẳng cần gì phải cố gắng để hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Việc quở mắng, khi cần thiết, nên được thực hiện một cách kín đáo và với thái độ điềm đạm. Không bao giờ lên giọng và luôn cho nhân viên mình cơ hội để kể câu chuyện của chính họ. Hãy chú ý lắng nghe và đừng ngắt lời. Hãy đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng và phải càng cụ thể bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Đừng quở mắng khi giận dữ hoặc lúc tâm trạng đang khó chịu. Đừng biến nó thành một trận cãi vã. Tránh châm biếm hoặc cằn nhằn. Hãy chỉ nói tới những vấn đề liên quan mà thôi. Nên nhớ mục đích của một lời quở trách là sửa chữa một việc sai. Một người trưởng phòng tốt không muốn làm phức tạp thêm sai sót bằng việc tạo ra sự oán giận. Hãy luôn nhấn mạnh lên công việc hơn là người làm công việc. Những lời khuyên về cách đưa ra lời khiển trách hiệu quả sẽ được thảo luận ở Chương 9. Những người lãnh đạo giỏi không phải là những người mơ hồ, thân mật giả tạo, cũng không phải là những kẻ độc tài. Nhân viên của họ không phớt lờ, cũng không khiến họ lo sợ. Những người giám sát có năng lực luôn có sự tự tin cộng với sự tôn trọng của nhân viên. Chúng ta hãy xem xét một sự so sánh đơn giản giữa cách một người sếp quản lý và một người sếp lãnh đạo: Chuyện hoang đường và những nhận thức sai lầm Thật khó vượt qua những chuyện hoang đường và nhận thức sai lầm chi phối suy nghĩ của con người trong nhiều năm hoặc trong suốt cuộc đời. Tuy nhiên, là một nhà quản lý, chúng ta phải đánh đổ chúng nếu muốn mình có thể tiến lên phía trước. Một số người miễn cưỡng đảm nhận vai trò lãnh đạo. Để làm được việc này, họ tin mình sẽ phải có tài lãnh đạo bẩm sinh, chẳng hạn như có uy tín, hoặc một tính cách vô hình khiến họ có khả năng ảnh hưởng tới người khác. Đúng là một số người lãnh đạo tài giỏi nhất trên thế giới được sinh ra theo cách đó – họ có sức thu hút đặc biệt làm say mê công chúng. Nhưng họ là trường hợp ngoại lệ. Đa số những người lãnh đạo thành công là những người đàn ông và phụ nữ bình thường, đã và đang lao động cật lực để tới được nơi họ đang đứng. Quản lý con người dễ dàng hơn nếu chúng ta có tài năng thiên phú, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Mỗi người chúng ta chắc chắn học được những kỹ năng cần để quản lý và lãnh đạo người khác. Lãnh đạo là một nghệ thuật có thể học hỏi được. Với một chút nỗ lực, bất kỳ ai mong muốn đều có thể học cách hướng dẫn người khác thông qua việc thu hút được sự tôn trọng, lòng tin, và sự hợp tác toàn diện của họ. Nhiều người trưởng phòng thích tự gán cho mình là những “chuyên gia”, nhưng liệu quản lý có thực sự là một nghề nghiệp hay không? Những chuyên gia ở các lĩnh vực khác (như bác sĩ, luật sư, chuyên gia tâm lý, và kỹ sư) cần phải hoàn tất nghiên cứu chuyên sâu và vượt qua nhiều kỳ thi để lấy bằng cấp. Người ta không yêu cầu những điều như thế ở một người trưởng phòng. Một vài người trưởng phòng có thể được huấn luyện chuyên biệt, nhận được những bằng cấp về quản trị kinh doanh, nhưng hầu hết những trưởng phòng như vậy được thăng chức từ những cấp dưới và từng qua ít hoặc không qua huấn luyện về quản lý. Hầu hết các trưởng phòng chủ yếu học từ chính công việc họ làm. Ngày càng có nhiều trưởng phòng cố gắng học hỏi kỹ năng thông qua những khóa nghiên cứu có cấu trúc, nhưng hầu hết các trưởng phòng vẫn học hỏi thông qua việc quan sát những phương pháp kỹ thuật từ sếp của họ. Mô hình họ theo có thể là hay, là tốt. Tuy nhiên, thường thì những trưởng phòng mới mẻ học được những triết lý cổ lỗ sĩ và không có cơ sở từ những người sếp của họ. Vài ý tưởng được nêu ra dưới đây có thể đúng trong quá khứ nhưng bây giờ không còn hiệu quả nữa; những ý tưởng khác thì không bao giờ đúng cả. Chúng ta hãy xem xét một số trong nhiều chuyện hoang đường và nhận thức sai lầm về quản lý. Quản lý không là gì ngoài lẽ thường Khi một người trưởng phòng được hỏi về công tác huấn luyện của anh ta lúc bắt đầu vai trò quản lý của mình, anh nói: “Khi tôi được đề bạt vào vị trí quản lý đầu tiên của mình, tôi hỏi xin một người trưởng phòng lâu năm một số lời khuyên về cách đối xử với nhân viên thuộc quyền. Ông bảo tôi: ‘Hãy làm theo lẽ thường, em sẽ không gặp rắc rối.’” “Lẽ thường” chính xác là gì? Những gì tỏ ra hợp lý với một người có thể là vô lý với một người khác. Định nghĩa về “lẽ thường” thường được dựa trên nền tảng văn hóa. Chẳng hạn như ở Nhật, “lẽ thường” được xem là chờ để có được sự đồng thuận chung trước khi đưa ra bất kỳ một quyết định nào; ở Hoa Kỳ, việc chờ đợi như thế thường được chế giễu là không hiệu quả và lãng phí thời gian. Những tập quán văn hóa không phải là nguyên nhân duy nhất để lý giải cho sự khác biệt giữa những ý niệm tạo nên lẽ thường. Không ai có quan điểm giống ai về điều gì là tốt và điều gì là xấu, điều gì hiệu quả và điều gì lãng phí, điều gì có tác dụng và điều gì không. Chúng ta có khuynh hướng sử dụng chính những trải nghiệm cá nhân để phát triển những giá trị, cách hành xử phù hợp với lẽ thường của chính mình. Vấn đề là trải nghiệm cá nhân của một người chỉ đưa tới quan điểm hạn chế. Mặc dù những gì chúng ta xem như lẽ thường đã được phát triển từ chính những trải nghiệm riêng của mình, nhưng trải nghiệm cá nhân thì không bao giờ đủ để cung cấp bất kỳ điều gì khác hơn là những quan điểm hạn chế. Năng lực lãnh đạo cần nhiều hơn mức kinh nghiệm mà một cá nhân có thể có. Để trở thành một người lãnh đạo đích thực, chúng ta phải nhìn vượt lên trên lẽ thường. Chúng ta thường không chỉ dựa trên lẽ thường để giúp giải quyết những vấn đề về tài chính hoặc sản xuất. Chúng ta thường nhờ tới tay nghề chuyên môn tốt nhất có thể trong những lĩnh vực này để xin lời khuyên và thông tin. Nếu thế thì tại sao chúng ta lại đi dựa trên một cơ sở ít thực dụng hơn để giải quyết những vấn đề quan hệ con người? Chúng ta có thể học hỏi nhiều về nghệ thuật và khoa học quản lý này bằng cách đọc những sách và tạp chí về ngành nghề của mình, tham dự những khóa học và seminar, và tham gia tích cực vào những hội đoàn của ngành. Trưởng phòng là người biết mọi thứ Các trưởng phòng không biết được mọi thứ. Không ai có thể. Hãy chấp nhận rằng chúng ta không có mọi câu trả lời, nhưng biết rằng mình cần những kỹ năng để có được câu trả lời. Một cách hữu hiệu là phát triển quan hệ bạn bè với nhân viên ở những công ty khác từng có kinh nghiệm trong những hoàn cảnh tương tự. Chúng ta có thể học nhiều điều từ họ. Sinh hoạt mạng lưới – tiếp xúc với người ở những công ty khác mà mình có thể nhờ tới để xin lời khuyên, ý tưởng, và các chiến lược giải quyết vấn đề – giúp chúng ta tiếp cận với những người này khi cần thông tin và ý tưởng mới, và không ngừng cung cấp cho chúng ta một nguồn trợ giúp quí báu để giải quyết vấn đề. Không phải bạn tin vào những ý tưởng mà mình tự khám phá ra hơn là những ý tưởng được người khác trao cho mình hay sao? Nếu bạn tin vào những ý tưởng của mình, thì việc bắt người khác thừa nhận ý tưởng của bạn không phải là ý kiến tồi hay sao? Liệu đưa ra lời khuyên và để cho người ta nghĩ ra kết luận cho chính họ không phải là khôn ngoan sao? Mời các bạn đón đọc Trở Thành Người Lãnh Đạo Hiệu Quả của tác giả Dale Carnegie.