Công ty phần mềm ứng dụng Hà Nội - HanoiSoft

Quyển sách này là kết quả của sự ủng hộ và sự khuyến khích từ nhiều người, và trong khi việc thực hiện quyển sách, phong cách viết, và các thiếu sót trong sách là của tôi, thì chuyên môn và sự giúp đỡ của mọi người là điều phải được ghi nhận và cảm ơn. Xin gửi lời cảm ơn đến Louise Kourdi, người đã có những nghiên cứu miệt mài đặc biệt giá trị, và cảm ơn Martin Liu cùng với các đồng nghiệp tài giỏi của ông ở Marshall Cavendish, những người mà tôi đánh giá rất cao về chuyên môn, sự kiên nhẫn, và nhiệt tình. Tôi cũng đã may mắn được làm việc với các doanh nghiệp đặc biệt nhất, chuyên nghiệp nhất, và thú vị nhất. Vài doanh nghiệp trong số đó được giới thiệu trong quyển sách này. Tôi nợ một món khổng lồ với tất cả các khách hàng và các công ty mà trước đây tôi đã làm việc với, những người đã tạo ra môi trường thú vị và hào hứng nhất để làm việc, học hỏi, và phát triển. Cuối cùng, sự biết ơn của tôi xin được bày tỏ với vợ tôi Julie và con trai Tom, vì đã ủng hộ, động viên, và khích lệ tôi không ngừng. Jeremy Kourdi. *** Đây là một quyển sách về một số ý tưởng hay nhất được sử dụng trong kinh doanh. Có những ý tưởng đơn giản – đôi khi đơn giản đến gần như vô lý – trong khi một số khác dựa trên các nghiên cứu tỉ mỉ, hoặc kinh nghiệm của những người tài trí uyên thâm. Hầu hết các ý tưởng có thể sử dụng lâu dài, vì tính logic, tính đơn giản, hay các giá trị của ý tưởng này giúp chúng tồn tại được lâu dài; trong khi có những ý tưởng, thành thật mà nói, thì hơi nhất thời. Chứng minh được khả năng và hiệu quả là điều đã liên kết các ý tưởng này lại với nhau. Chúng không chỉ là những ý tưởng sáng suốt và có ích, mà còn là những ý tưởng được thực hiện theo một cách tài tình, hay bất chấp nghịch cảnh. Khả năng của những người đã nghĩ ra và áp dụng những ý tưởng này thật đáng ca ngợi. Một lời khuyến cáo: các ý tưởng này có tác dụng với những công ty được đề cập tới vào thời điểm áp dụng, nhưng không có nghĩa các doanh nghiệp này cũng sẽ luôn thực hiện những thứ khác đúng cách, và mãi mãi như thế. Các ý tưởng chỉ tạo ra kết quả vào lúc đó, nhưng nếu quyển sách này có những bài học khái quát nào thì đó là những bài học cho thấy rằng ý tưởng mới và năng lượng mới luôn luôn cần thiết – theo nhiều cách và vào nhiều thời điểm khác nhau – để đảm bảo cho thành công Mặc dù các ý tưởng rất đa dạng, thú vị, và kích thích tư duy – hy vọng là vậy – theo tôi thấy dường như còn có nhiều đề tài khác nhau xuyên suốt trong các ý tưởng này và trong cả các doanh nghiệp áp dụng các ý tưởng đó. Đó là sự sẵn sàng thử nghiệm và chấp nhận rủi ro. Được như vậy bởi vì nhiều doanh nghiệp thể hiện năng lực và chí làm ăn – một khát vọng không ngơi nghỉ muốn thực hiện tốt mọi việc và đi trước đối thủ. Điều này thường đi cùng với khả năng thấu hiểu cội rễ căn nguyên của một vấn đề, một cơ hội, hay một thách thức và làm được điều gì đó đặc biệt, hơn là xử lý qua loa hiện trạng. Sự thẳng thắn và am hiểu về việc cần phải hiệu quả và thực hiện ý tưởng cũng là một đặc điểm thường thấy. Tuy vậy, có một số ý tưởng là kết quả của các nghiên cứu và tìm hiểu ở diện rộng. Điều này dường như củng cố quan điểm của Peter Drucker rằng các ý tưởng và các quyết định lớn lao là một sự pha trộn giữa trực giác và các phân tích nghiêm ngặt. Rõ ràng, đôi khi một trong hai mặt này có vai trò quan trọng hơn so với mặt kia (tùy vào ý tưởng), nhưng cả hai đều rất quan trọng. Cuối cùng, nhu cầu có hiệu quả, xuyên suốt, và đảm bảo thành công được thể hiện qua nhu cầu thường xuyên giám sát, đo lường, và chọn lọc cách triển khai ý tưởng. Đôi lời hướng dẫn: nếu bạn đang nghĩ đến việc áp dụng các ý tưởng này vào đơn vị của bạn thì có thể thấy rằng các ý tưởng này đã phần nào truyền đạt được. Các ý tưởng có khuynh hướng tiếp tục bằng hình thức “sao chép chi tiết”, tiếp thu toàn bộ ý tưởng và toàn bộ các chi tiết rồi sao y bản chính ở một nơi nào đó. Một hình thức khác là “lấy cảm hứng từ ý tưởng”, áp dụng các nét chính của ý tưởng, chứ không áp dụng đến từng chi tiết của ý tưởng đó. Ví dụ như trong quyển sách tuyệt vời từng giành giải thưởng, quyển Guns, Germs, and Steel: A History of Everybody for the Last 13,000 Years, tác giả Jared Diamond đã viện dẫn sự phát triển của bảng chữ cái như một ý tưởng xuất hiện độc lập chỉ một lần và rồi sau đó được sao chép ở một nơi khác. Đương nhiên, các kỹ thuật này là hai đầu đối nhau trên một quang phổ, nhưng, ở cả hai phương pháp này, sự kích thích ý tưởng chắc chắn sẽ thích ứng hơn, thiết thực hơn, và có khả năng thành công hơn. Vì vậy, hãy sử dụng những ý tưởng này để khơi dậy các suy nghĩ của bạn và phải có sự điều chỉnh cụ thể để đảm bảo ý tưởng được triển khai hiệu quả trong hoàn cảnh của bạn. Tôi hy vọng rằng những ý tưởng này sẽ mang lại cho bạn cảm hứng để tìm ra thêm hay phát triển suy nghĩ của bạn theo những tuyến sáng tạo mới, tạo ra những ý tưởng xuất sắc khác trong tương lai. Jeremy Kourdi. Hãy chú ý rằng các ý tưởng trong quyển sách này được giới thiệu ngẫu nhiên, theo ý thích, hơn là được nhóm lại hay sắp xếp theo một trật tự cụ thể nào. Mời các bạn đón đọc 100 Ý Tưởng Kinh Doanh Tuyệt Hay của tác giả Jeremy Kourdi.

NẾU BẠN MUA quyển sách này, nghĩa là bạn đang tìm kiếm những ý tưởng mới. Có thể bản thân bạn là một nhân viên tiếp thị, nhân viên kinh doanh hoặc một nhà kinh doanh nhỏ lẻ, hoặc có lẽ bạn chỉ muốn tìm ít ý tưởng mới cho cuộc họp sắp tới. Quyển sách này sẽ hỗ trợ cho bất kỳ mục đích nào kể trên. Trên hết tất cả, tiếp thị là tạo nên những giao dịch có lợi. Những giao dịch này có lợi cho cả đôi bên – trao đổi công bằng luôn khiến đôi bên có lợi, bằng không mọi người trao đổi làm gì? Điều chúng ta nhắm đến là cung cấp sản phẩm (đương nhiên, bao gồm cả dịch vụ) không bị gửi trả lại, cho những khách hàng sẽ quay trở lại. Một trong những quan điểm cơ bản của tiếp thị là tập trung vào khách hàng – trong bất kỳ vấn đề nào liên quan đến tiếp thị, chúng ta luôn bắt đầu bằng việc xem xét nhu cầu của khách hàng. Dĩ nhiên, đây không có nghĩa chúng ta là tổ chức nhân ái, từ thiện gì: chúng ta không TẶNG điều khách hàng cần, mà chúng ta BÁN thứ khách hàng muốn. Lưu ý rằng nhu cầu cũng được định nghĩa khá rộng – nếu phụ nữ muốn sôcôla, hoặc đàn ông muốn bia, chúng ta phải luôn bảo đảm không để họ chờ lâu. Đa số ý tưởng trong quyển sách này sẽ giúp bạn tìm ra cách cải thiện quá trình giao dịch, bằng cách thúc đẩy thêm hoặc khiến giao dịch thu lợi nhiều hơn. Tuy vậy, tiếp thị còn hơn thế này nhiều. Tiếp thị cũng liên quan đến việc tạo ra một môi trường làm việc, trong đó kiểm soát giao dịch giữa sếp với nhân viên nhằm đạt được lợi ích tối đa cho cả đôi bên. Trong các ngành dịch vụ, nhân viên là thành tố chính của thứ mà mọi người mua – đầu bếp và nhân viên phục vụ trong nhà hàng, nhà tạo mẫu tóc tại tiệm uốn tóc, huấn luyện viên tại trường huấn luyện bay. Một số ý tưởng trong quyển sách này là về tiếp thị nội bộ: giữ nhân viên làm việc lâu dài và hăng hái có lẽ là phương pháp quan trọng nhất để bạn phát triển ưu thế cạnh tranh. Đây không phải là một quyển sách giáo khoa về tiếp thị. Sách loại đó có khắp nơi, và nếu bạn là một nhà tiếp thị ắt hẳn bạn đã đọc nhiều rồi. Sách này đề cập lý thuyết rất ít – chỉ một hoặc hai ví dụ giúp minh họa nguyên nhân đằng sau một số ý tưởng. Mục tiêu của quyển sách này là cung cấp một loạt ý tưởng ngắn gọn dành cho công việc tiếp thị. Các ý tưởng đều xuất phát từ những công ty thực. Có công ty lớn, công ty nhỏ, công ty dịch vụ, công ty sảnphẩm-hữu-hình. Một số trường hợp bạn có thể bê nguyên xi ý tưởng trong sách để áp dụng vào công việc kinh doanh của chính mình; một số trường hợp khác bạn có thể chỉnh sửa ý tưởng cho phù hợp. Một số trường hợp khác nữa, ý tưởng có thể minh họa cho tính hữu ích của sự sáng tạo, và có lẽ sẽ khiến bản thân bạn nảy ra một vài ý tưởng. Các ý tưởng thường được góp nhặt từ trang web của chính các công ty hoặc từ các nguồn được công bố, và trong những trường hợp khác là từ chính kinh nghiệm giao dịch trực tiếp với các công ty. Nếu bạn chịu khó quan sát, bạn sẽ thấy những ví dụ tiếp thị khôn khéo nhan nhản quanh bạn – một cách tiếp cận sáng tạo chính là tất cả những gì cần để biến bản thân bạn trở thành người thắng cuộc. Về cơ bản, tiếp thị tốt chính là biết sáng tạo. Các công ty thành công là những công ty phát triển được nét độc đáo kích thích mua hàng (unit selling proposition - USP), đánh dấu sự khác biệt giữa họ với các đối thủ cạnh tranh. USP có thể gần với bất kỳ điều gì – cấp độ dịch vụ được cải thiện có thể làm nên sự khác biệt cho một công ty buôn bán sản phẩm như xi măng chẳng hạn, căn bản ai bán cũng y như nhau. Đồng thời, một nhà bán lẻ với đủ loại sản phẩm hữu hình độc đáo có thể tạo được lợi thế cạnh tranh so với nhà bán lẻ khác cũng chu đáo với khách hàng nhưng chỉ được cái có cửa hàng đẹp. Sao chép trực tiếp ý tưởng thường không phải là một ý kiến hay – nhưng chỉnh sửa ý tưởng lấy từ một ngành khác cho phù hợp có thể cực kỳ hữu hiệu. Sai lầm nhiều công ty thường phạm phải là cố làm hài lòng tất cả mọi người. Đây là việc không khả thi với tất cả mọi người ngoại trừ những công ty cực lớn – và ngay cả các công ty cực lớn cũng hay thực hiện việc này bằng cách chia nhỏ thành nhiều chi nhánh và thương hiệu phụ. Do đó bạn không thể ứng dụng hết mọi ý tưởng trong quyển sách này: bạn phải chọn lọc đôi chút, vì nhiều ý tưởng không thể áp dụng cho ngành của bạn hoặc cho trường hợp riêng của bạn. Đối với các công ty vừa và nhỏ, chuyên môn hóa là con đường phát triển – nhưng hãy chuyên về khách hàng, chứ đừng về sản phẩm nhé. Khách hàng đưa tiền cho bạn, sản phẩm lại làm bạn tốn tiền: hãy tập trung vào nhu cầu của khách hàng! Cuối cùng, không có khách hàng thì cũng chẳng có làm ăn. Dĩ nhiên, điều này đúng cả với nhân viên, tiền vốn, và tài sản nữa, nhưng tất cả những thứ trên đều dễ kiếm hơn khách hàng rất nhiều – suy cho cùng, tất cả những người khác ngoài kia đều cố moi đồng tiền mà khách hàng đã chắt chiu kiếm được. Tôi mong rằng quyển sách này sẽ mang đến vài ý tưởng giúp bạn có khách hàng nhiều hơn, giữ chân họ lâu hơn, và bán cho họ nhiều hơn. Jim Blythe Mời các bạn đón đọc 100 Ý Tưởng Tiếp Thị Tuyệt Hay của tác giả Jim Blythe.

100 Ý Tưởng PR Tuyệt Hay (Tái Bản 2017) •  Bạn có biết cách biến khủng hoảng thành thắng lợi? •  Bạn có viết được một thông cáo báo chí có giá trị quảng cáo không mất tiền? •  Bạn có biết cách "đánh cướp" chiến dịch PR của đối thủ và quay mũi dùi chĩa ngược lại họ? PR là hào hứng, là cần thiết, và dễ làm - khi bạn biết cách. Hàng ngàn công ty sử dụng PR để quảng bá, để chinh phục khách hàng, để tháo ngòi nổ khủng hoảng và những mối đe dọa tiềm tàng, và để đặt tên tuổi của mình vào tầm mắt của công chúng. Jim Blythe đã tổng hợp 100 ý tưởng từ những công ty có thật, những ý tưởng đã hiệu quả hết lần này đến lần khác trong việc tạo ấn tượng đúng đắn. Được viết một cách sinh động, 100 Ý Tưởng PR Tuyệt Hay cung cấp đạn dược mà bạn cần để chiến đấu với địch thủ bằng cách chiếm lấy tâm trí và tình cảm của khách hàng. Bất luận bạn đang vận hành một doanh nghiệp nhỏ hay làm việc cho một công ty lớn, hay bất luận bạn là lính mới với lĩnh vực PR hoặc đã ở trong nghề này lâu rồi, cuốn sách cũng có đôi điều hữu ích cho bạn. *** PR, HAY CÒN GỌI là quan hệ công chúng, được định nghĩa rất đa dạng. Đối với một số người, chữ PR là viết tắt của từ “press release” – “thông cáo báo chí”, vì đó là cách giới PR thường dùng để đưa thông điệp ra công chúng. Tuy nhiên, thực ra PR chính là việc tạo quan hệ tốt đẹp với công chúng của một tổ chức. Những công chúng đó bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan chính phủ, các nhóm gây sức ép như tổ chức Hòa bình Xanh hoặc tổ chức Những người bạn của trái đất, những doanh nghiệp láng giềng, hoặc bất kỳ ai thực sự hoặc có thể chịu ảnh hưởng bởi điều chúng ta làm. Quan hệ công chúng vượt hẳn việc tiếp xúc cùng khắp mọi người. Đó là một hoạt động dài hạn: điều chúng ta đang cố gắng làm là tạo nên hình tượng tốt đẹp về bản thân, nhưng quan trọng hơn là tạo nên hình tượng chuẩn xác về chúng ta trong tâm trí mọi người. Chúng ta cũng không nhất thiết cứ phải tận lực làm hài lòng mọi người: đôi khi chúng ta phải chấp nhận việc bất đồng quan điểm, và chỉ việc thể hiện bản thân là người công bằng. Giới làm nghề quan hệ công chúng luôn phải làm việc thông qua những người khác: thông qua báo chí, thông qua những tổ chức khác, thông qua nhân viên trong công ty nơi họ làm việc cho. Do đó có kỹ năng xã hội giỏi là rất quan trọng, nhưng như vậy không có nghĩa là trở thành một kẻ vỗ vai, kể chuyện tếu làm phiền. Mà đó là công việc cân nhắc nhu cầu (và lịch công tác) của người khác, bất luận đấy là một tay phóng viên cần câu chuyện hấp dẫn để viết bài đăng báo tối nay, hay một nhà hoạt động môi trường muốn chứng tỏ rằng anh ta đã làm chúng ta thay đổi chính sách về tái chế. Nói cách khác, người làm PR giỏi có khả năng thông cảm với người khác, ngay cả với kẻ thù – đây là một phẩm chất quan trọng. Ý tưởng trong quyển sách này được góp nhặt từ nhiều nguồn. Một số bắt nguồn trực tiếp từ chính các công ty, một số lấy từ các chuyên gia PR, một số thu thập từ báo chí vốn là nhân tố quyết định của nghề quan hệ công chúng. Nhân đây tôi xin đặc biệt nhắc đến Joan Stewart ở The Publicity Hound (www. PublicityHound.com), người đã hào phóng cung cấp nhiều ý tưởng cơ bản mà tôi đã sửa đổi lại cho phù hợp với điều kiện nước Anh. Tất cả các ý tưởng đều được thử nghiệm và kiểm tra, nhưng bạn nên thận trọng với việc sao chép một cách mù quáng – thông thường các ý tưởng hiệu quả đơn giản vì có giá trị tin tức, và bản chất của tin tức chính là nói về điều chưa từng xảy ra. Nói vậy có nghĩa PR không phải là một hoạt động mang tính công thức. Nó đòi hỏi sự sáng tạo, tính độc đáo và khả năng chấp nhận rủi ro để tạo ra điều có sức ảnh hưởng. PR đôi khi “chậm phát”: một số ý tưởng trong sách mất hàng năm trời hoặc thậm chí là hàng thập kỷ mới tạo nên ảnh hưởng thật sự. Một số ý tưởng lại tạo nên ảnh hưởng nhanh chóng – mang đến sự bùng nổ dư luận tức thời, hoặc phản hồi chớp nhoáng về một sự kiện. Người làm PR phải có khả năng đương đầu với cả hai dạng hoạt động – phản ứng nhanh và xây dựng dần dần – và có thể cần phải thực hiện cả hai dạng hoạt động cùng một lúc. Quyển sách này nhắm đến số lượng độc giả khá rộng. Nếu bạn không có kinh nghiệm gì về PR, nó sẽ cung cấp một số ý tưởng nền tảng; nếu bạn là một chuyên gia PR giàu kinh nghiệm, thì tôi hy vọng quyển sách này sẽ mang đến một vài ý tưởng mà bạn chưa mường tượng đến. Một số ý tưởng hiệu quả với các công ty nhỏ, một số hiệu quả với các công ty lớn hơn: có ý tưởng hiệu quả với các tổ chức phi lợi nhuận, một số thì hiệu quả với các tổ chức thương mại. Một số hiệu quả trong các ngành dịch vụ, các ý tưởng còn lại thì hiệu quả đối với ngành sản xuất hoặc bán lẻ. Dù bạn mua quyển sách này với lý do gì đi chăng nữa, thì chắc chắn thể nào bạn cũng sẽ nảy ra một số ý tưởng – suy cho cùng, PR chính là thế mà! Jim Blythe *** CHUYỆN KHÔNG HAY HO diễn ra như cơm bữa trong hầu hết các ngành. Đặc biệt có một số ngành dễ xảy ra các sự kiện đáng để đưa lên mặt báo – ngành hàng không là một ví dụ rõ ràng – trong khi có những ngành nhiều năm trời chẳng xảy ra chuyện gì lên tít báo. Tuy nhiên, nếu xảy ra khủng hoảng, thì điều ngạc nhiên là ở chỗ một vấn đề đơn giản, có thể giải quyết được lại có thể trở thành một thảm họa PR nhanh chóng đến mức nào. Đối với nhiều công ty, một vụ khủng hoảng như thế có thể đủ phá hủy cả công ty. Khi chuyến bay của hãng hàng không Pan American nổ tung trên bầu trời thị trấn Lockerbie bởi khủng bố, công ty đã hứng chịu thảm họa PR khi để lộ tin hãng đã nhận được cảnh báo là trên máy bay có bom. Việc trung bình một ngày PanAm nhận được bốn cảnh báo có bom không làm công chúng thay đổi nhận thức: chẳng bao lâu sau đó, PanAm đã biến mất khỏi ngành. Rõ ràng là PanAm không quản lý khủng hoảng hiệu quả. Ý tưởng: Nhiều công ty có hẳn một nhóm nghiên cứu khủng hoảng để tiên liệu các tình huống có thể gây ra các vấn đề về PR, rồi nghĩ sẵn các giải pháp. Khi Eurolines, công ty xe buýt đường dài ở châu Âu, hứng chịu khủng hoảng, thì họ đã có sẵn kế hoạch. Một chiếc xe buýt Eurolines khởi hành từ Warsaw đi London đã đụng phải một chiếc xe tải tại Đức, làm bị thương một số hành khách (một số bị thương nặng). Nhóm nghiên cứu khủng hoảng của công ty đã sẵn sàng: một số hành khách được đưa vào bệnh viện tại Đức, một số được quyền lựa chọn trở lại Warsaw, còn những người khác được quyền lựa chọn tiếp tục đi London. Công ty đã đặt phòng tại một khách sạn lớn ở London để đón hành khách của chuyến xe. Ở đó có đội ngũ nhân viên y tế túc trực để hỗ trợ (mặc dù đương nhiên tất cả hành khách bị thương đều đã được trị liệu ở Đức) và có luôn cả phiên dịch viên. Công ty còn kiểm tra danh sách hành khách để xác định quốc tịch – không phải tất cả mọi người đều là người Ba Lan, vì có một số là dân Lithuania, Latvia, Estonia, và thậm chí cả Nga đến Warsaw để đón xe tại Ba Lan. Tất cả hành khách lẫn bạn bè hoặc gia đình trông ngóng chuyến xe từ trước đều có phòng nghỉ. Giám đốc điều hành của Eurolines cũng có mặt cùng với nhân viên PR để trả lời các câu hỏi của giới báo chí và đặc biệt tránh không để báo chí hỏi han phiền hà hành khách. Tất cả những người có mặt đều được chiêu đãi tiệc tự chọn, và Eurolines đã cấp vé miễn phí cho các chuyến xe đi trong nội bộ nước Anh vì nhận thấy rằng có thể có nhiều hành khách đã bị lỡ chuyến hoặc không gặp được người đã hẹn ở London. Công tác tổ chức thật đáng ngưỡng mộ: hiệu quả, và hướng tới tạo ra sự tín nhiệm. Giải pháp tài tình như thế không xảy ra một cách tình cờ – nó chỉ xảy ra khi có sự hoạch định và diễn tập chu đáo. Ứng dụng: • Chọn người thích hợp vào nhóm. Họ cần phải đủ chín chắn để chiếm được tín nhiệm từ phía công chúng của công ty, và để đoán biết các vấn đề và giải pháp có thể xảy ra. • Sắp xếp cho nhóm nghiên cứu khủng hoảng họp mặt thường xuyên để xem xét các tình huống có thể xảy ra. • Hãy luyện tập – diễn tập. • Bảo đảm các thành viên trong nhóm biết cách xử lý với giới báo chí – bản thân việc nói “Miễn bình luận” với mọi câu hỏi cũng là một thảm họa PR. Mời các bạn đón đọc 100 Ý Tưởng PR Tuyệt Hay của tác giả Jim Blythe.

“Tôi không trả lương để anh báo cáo các vấn đề. Tôi trả lương để anh tìm kiếm các giải pháp.” - Bất kỳ ai đi làm cũng sẽ phải đối mặt với tuyên bố đầy thách thức này. Nhưng liệu bao nhiêu người có thể đáp ứng được kỳ vọng của các vị quản lý? Để thực hiện được cả hai nhiệm vụ: Giúp nhân viên đáp ứng kỳ vọng của lãnh đạo, và giúp các sếp lựa chọn được giải pháp tối ưu, David Cotton đã viết cuốn "Kỹ năng giải quyết vấn đề trong kinh doanh" - tổng hợp 68 công cụ hữu ích nhất để giải quyết toàn diện các vấn đề. Xuyên suốt tác phẩm, Cotton nói về “các vấn đề trong doanh nghiệp” như một khái niệm nền tảng cho mọi tổ chức. Bất kể bạn làm việc trong lĩnh vực công, tư nhân, từ thiện, doanh nghiệp xã hội hay tổ chức tình nguyện… bạn đều có thể áp dụng linh hoạt các phương pháp được miêu tả trong sách thông qua các hướng dẫn và ví dụ cụ thể. Các công cụ trong sách rất đa dạng, bao gồm cả công cụ cho các cá nhân, nhóm nhỏ đến công cụ cho nhóm lớn. Mỗi khi giới thiệu một công cụ, Cotton đều trình bày theo cấu trúc: Diễn giải (Công cụ này là gì) - Khi nào nên sử dụng - Bạn cần chuẩn bị gì - Sử dụng công cụ như thế nào – và Những điểm cần lưu ý khi sử dụng. Hãy sử dụng "Kỹ năng giải quyết vấn đề trong kinh doanh" như một cuốn cẩm nang "hướng dẫn" trên bàn làm việc, bởi đây là một trong những cuốn sách dễ hiểu và bao quát nhất về các phương pháp giải quyết vấn đề đã được sử dụng bởi những doanh nhân hàng đầu thế giới. *** D avid Cotton từng làm việc 21 năm tại các công ty kiểm toán như Arthur Andersen và PricewaterhouseCoopers (PwC) trước khi trở thành giảng viên tự do vào năm 2002. Ông từng làm việc tại bốn châu lục và hơn 40 quốc gia, đem đến một loạt các chương trình đào tạo về quản lý, lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp, mạng lưới kinh doanh, cách xây dựng sự tự tin, cách làm việc với những người khó hợp tác, quản lý các thay đổi, chiến lược kinh doanh, huấn luyện và đào tạo. Khách hàng của David trải rộng từ chính quyền địa phương tới chính phủ, bao quát hầu hết các cấp như Nghị viện châu Âu, Ủy ban châu Âu và nhiều cơ quan trực thuộc, Liên Hợp Quốc, BBC, Bộ Ngoại giao Syria, Ủy ban Liên bang Nga, MOD Croatia, PwC, hầu hết các công ty dầu khí Trung Đông, trường Kinh doanh Manchester và nhiều tổ chức khác. Ông là thành viên của Viện Anh Quốc về Học tập và Phát triển, Viện Lãnh đạo và Quản lý, đồng thời có chứng chỉ về Đào tạo và Phát Triển, Liệu pháp Thôi miên và Lập trình Ngôn ngữ Tư duy (NLP). Ông đã cho ra mắt rất nhiều bài viết và hơn chục cuốn sách, bao gồm cuốn Key Management Development Models (Tạm dịch: Các mô hình phát triển quản lý then chốt) được xuất bản bởi FT Publishing năm 2015. Trong thời gian rảnh, David thường viết bài bình luận trên một tạp chí âm nhạc chuyên ngành và nhà sưu tầm nhạc cụ. Ông đã cho ra mắt hơn 800 bản nhạc và thường xuyên biểu diễn với ban nhạc của mình. Ông cùng vợ chơi bóng vồ1 trong câu lạc bộ địa phương và ông chơi gôn cực kỳ tệ. 1. Bóng vồ là bộ môn thể thao xuất xứ từ Pháp, người chơi sẽ đánh bóng vào các lỗ trên một mặt sân hình bát giác. Lời cảm ơn và yêu thương dành tặng Jane, Philippa và Victoria Cotton. *** T ôi khá yêu thích việc giải quyết các vấn đề. Vị sếp xuất sắc nhất của tôi đã dạy cho tôi một điều khi mới bắt đầu sự nghiệp: “Tôi không trả lương để anh báo cáo các vấn đề. Tôi trả lương để anh tìm kiếm các giải pháp. Khi nào anh nghĩ ra thì quay lại gặp tôi.” Với một chuyên viên trẻ tuổi, đây là một thông điệp lớn. Hầu hết các sếp sau đó của tôi đều có phản ứng tích cực hơn nhiều khi được đề nghị lựa chọn giải pháp tốt nhất so với giải quyết một vấn đề. Kỹ năng giải quyết vấn đề trong kinh doanh là tập hợp các công cụ, phương pháp, ý tưởng và cách tư duy về giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Cuốn sách tổng hợp các ý tưởng từ nhiều nguồn - từ các phương pháp giải quyết vấn đề theo kiểu truyền thống cũng như sáng tạo, cho đến việc sử dụng các phương án cộng tác trên quy mô lớn. Với nhiều phương pháp được nêu trong cuốn sách, bạn có thể tăng hoặc giảm quy mô để phù hợp với số lượng người sử dụng chúng: từ một người cho đến hàng ngàn người. Một vài phương pháp là dạng biến thể của các phương pháp khác, trong khi vài phương pháp lại bao gồm nhiều dạng biến thể. Thủ thuật dành cho bạn (với tư cách là người sử dụng), hãy chọn một phương pháp có vẻ phù hợp với vấn đề bạn đang có, sau đó thay đổi để nó thích ứng với bạn. Không có phương pháp nào hoàn toàn bất biến, tức không có cách giải quyết duy nhất cho một vấn đề. Bạn có thể kết hợp các phương pháp để tạo ra một cách làm hiệu quả hơn. Vài năm trước, tôi đã may mắn được tham gia khóa đào tạo của Ủy ban châu Âu có tên gọi “Nghệ thuật lãnh đạo hợp tác1 (AOPL)”. Nó chủ yếu được dựa trên “Nghệ thuật tổ chức” - một cách tiếp cận mới để tận dụng trí tuệ tập thể và có thể áp dụng cho số lượng người tham gia khác nhau trong quá trình giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Điểm mấu chốt của phương pháp này là: khi cách tư duy tập thể được tổ chức tốt, nó sẽ mang lại kết quả tốt hơn so với khi phụ thuộc vào một nhóm nhỏ lãnh đạo, tức là có một sức mạnh thực sự từ tập thể. Trong nhiều tổ chức, những lãnh đạo cấp cao thường cố gắng giải quyết các vấn đề của tổ chức một cách gần như độc lập, và không tham vấn ý kiến của những người sẽ chịu ảnh hưởng bởi quyết định ấy. AOPL đã mở rộng tầm nhìn của tôi, giúp tôi tiếp cận với những phương pháp có thể áp dụng cho những tập thể lớn cùng làm việc để giải quyết vấn đề và đưa ra những quyết định quan trọng cho cả họ và những người mà họ phục vụ. 1. Participatory Leadership - Lãnh đạo hợp tác: Khi lãnh đạo không chuyên quyền và tạo điều kiện để các nhân viên khác (bao gồm cả cấp dưới) tham gia vào quá trình quyết định. Quá trình giải quyết vấn đề có thể đem lại sự thoả mãn sâu sắc, và phương pháp hợp tác để giải quyết vấn đề có thể tạo nên sức mạnh nội tại. Rất nhiều cơ quan đề cao kỹ năng làm việc nhóm và liệt kê nó trong danh sách những phẩm chất và năng lực công ty kỳ vọng. Khi mọi người cùng làm việc để hướng tới mục tiêu chung, điều này sẽ tạo ra cảm giác phấn chấn - sự phấn khích thực sự - kéo mọi người lại gần nhau hơn, tạo ra sự kết nối và tinh thần đồng đội, qua đó đạt được nhiều lợi ích khác cho công ty. Những mục đích cá nhân được đặt sang một bên và mọi người bắt đầu nhận ra rằng khi làm việc tập thể, họ có thể đạt được nhiều thành tựu hơn so với khi họ làm việc cá nhân hay hợp tác với các bộ phận rời rạc trong doanh nghiệp. Hầu hết các phương pháp hợp tác giải quyết vấn đề được trình bày ở đây sẽ phủ nhận những người có ưu thế, xông xáo hoặc nhân viên lâu năm có tiếng nói quan trọng hơn. Thay vào đó, mọi người đều có quyền như nhau khi nêu lên quan điểm, và những người trầm lặng hơn sẽ được trao quyền đưa ra ý kiến - một quyền có thể đã bị tước khỏi họ trong quá trình làm việc hằng ngày. Ý tưởng càng được lan rộng thì càng nhiều phương án sáng tạo, chu toàn và hữu ích cho nhiều người sẽ được đưa ra. Sẽ cần sự can đảm nhất định từ cấp lãnh đạo để từ bỏ một số thẩm quyền mà họ có, qua đó cho phép cấp dưới lên tiếng nhiều hơn. Điều này đồng thời làm tăng sự tôn trọng mà mọi người dành cho bạn với tư cách là người lãnh đạo. Thời kỳ của chế độ lãnh đạo kiểm soát và ra lệnh đã kết thúc rồi. Những người vẫn giữ khư khư tư tưởng đó sẽ nhận ra họ ngày càng bị cô lập với đội ngũ lao động của mình. Thế hệ trẻ - thế hệ Y (Millennials) - sẽ không vì bạn có chức quyền hay lương cao hơn mà tôn trọng bạn. Thay vào đó, họ kỳ vọng sếp của mình sẽ làm điều gì đó xứng đáng để nhận được sự tôn trọng. Họ đã trưởng thành trong một xã hội mà khoảng cách giữa họ và cha mẹ, thầy cô được thu hẹp. Xác suất họ cười nhạo những phát ngôn thể hiện quyền lực sẽ tương đương với xác suất họ xem xét chúng một cách nghiêm túc. Thế hệ trẻ biết nhiều về thế giới hơn, và thường họ có nhận thức xã hội tốt hơn so với các thế hệ trước ở cùng độ tuổi. Thế hệ lớn tuổi thường muốn “nhào nặn” những người trẻ tuổi theo các khuôn mẫu của mình, nhưng những người trẻ thường không lưu lại một công ty đủ lâu để bị thay đổi. Thực ra, họ có xu hướng liên tục thay đổi lĩnh vực nghề nghiệp của mình trong suốt hành trình sự nghiệp. Gần đây tôi đã tổ chức một buổi hội thảo cho một tổ chức nghề nghiệp lớn. Những người tham gia thuộc đủ mọi cấp bậc, từ những trợ lý mới được bổ nhiệm cho đến những đối tác cấp cao. Một đối tác đã tuyên bố rằng mọi người trong khán phòng đều chung một mục tiêu là trở thành đối tác của tổ chức. Tôi đã đưa ra ý kiến rằng hầu hết mọi người hoặc sẽ không ở lại đủ lâu để trở thành một đối tác, hoặc không hề có ý định đó. Đối tác cao cấp đó đã đề nghị mọi người biểu quyết, và trong số khoảng 30 người có mặt trong phòng, chỉ hai người thể hiện mong muốn đạt tới cấp đối tác. Thế hệ Y muốn trở thành một phần trong quá trình đưa ra quyết định (bất kể mức kinh nghiệm làm việc mà họ có), và nhiều phương pháp được mô tả trong cuốn sách sẽ cho phép họ có tiếng nói. Việc họ không có kinh nghiệm như các cán bộ cấp cao không quan trọng. Góc nhìn mới mẻ và sự tích cực của họ có thể sẽ đem lại một nguyên liệu mới cho quá trình giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định vốn đã rất nhàm chán. Những người gạo cội có thể tìm ra nguyên nhân khiến công việc không thể hoàn thành. Những người trẻ có thể mang tới nhiệt huyết để tìm ra các cách giúp thực hiện ý tưởng. Cuốn sách sẽ cung cấp các phương pháp giúp kết nối những người ở mọi cấp bậc khác nhau để cùng giải quyết vấn đề. Chúng là những phương pháp bất ngờ, vui tươi và sôi nổi. Nhằm có được sự đối chiếu tốt nhất, tôi cũng cho vào đây một vài phương án giải quyết vấn đề theo kiểu truyền thống. Xuyên suốt cuốn sách, tôi sẽ nói về “các vấn đề trong doanh nghiệp” như một khái niệm nền tảng cho mọi tổ chức. Bất kể bạn làm việc trong lĩnh vực công, tư nhân, từ thiện, doanh nghiệp xã hội hay tổ chức tình nguyện… các phương pháp được mô tả ở đây sẽ có tác dụng cho trường hợp của bạn, hoặc bạn có thể thay đổi nó một chút để phù hợp với mình. Trong sách có các ví dụ hướng dẫn, và nếu chúng thuộc một lĩnh vực khác với chuyên môn của bạn, bạn vẫn có thể dễ dàng thay đổi chúng để thích nghi với hoàn cảnh của mình. Đồng thời, xuyên suốt cuốn sách tôi cũng sẽ nói về cách tổng hợp ý tưởng. Xét trên mức độ đơn giản nhất, tổng hợp ý tưởng chính là thu thập và ghi lại các ý tưởng cho đến khi không còn ý tưởng mới nào được đưa ra. Bản thân cách tổng hợp ý tưởng theo kiểu chuẩn mực và truyền thống lại không thực sự hiệu quả, bạn sẽ biết nguyên nhân khi đọc về phương pháp Tổng hợp ý tưởng thuận theo não bộ ở phần sau, nhưng cần lưu ý rằng tiền đề cơ bản của tổng hợp ý tưởng chính là nền móng của rất nhiều phương pháp được viết trong cuốn sách này. Tôi gọi những người đóng góp vào quá trình giải quyết vấn đề là người tham gia. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn về các bước chuẩn bị nhằm khiến họ trở thành những người tham gia hữu ích! Khi bạn đọc về các công cụ, mô hình hoặc ý tưởng, bạn sẽ tìm thấy đầy đủ thông tin về cách áp dụng công cụ đó trong thực tế cùng nguồn thông tin để bạn tìm hiểu thêm (nếu có). Trong nhiều trường hợp, hãy áp dụng chúng ngay lập tức vào công việc của bạn. Có một vài phương pháp hoàn toàn do tôi sáng tạo, và đây là tài liệu duy nhất bạn có thể đọc về chúng. Cuốn sách này sẽ giúp bạn: ■ Tổ chức lại vấn đề nhằm giải quyết chúng (và đồng thời giúp ích cho quá trình đưa ra quyết định). ■ Tìm (các) giải pháp cho các vấn đề khó. ■ Tận hưởng quá trình giải quyết vấn đề, dù bạn thực hiện điều đó một mình hay với những người khác. ■ Suy nghĩ sáng tạo hơn, và dần dần các giải pháp sẽ bắt đầu xuất hiện. ■ Tự tin hơn khi đưa ra quyết định, biết rằng bạn đã đánh giá mọi khả năng trước khi cam kết với những giải pháp đó. Nhằm có được kết quả tốt nhất từ cuốn sách, bạn cần: 1. Đọc phần giới thiệu về những rào cản thường thấy khi giải quyết và tổ chức lại vấn đề cũng như các bước khi giải quyết vấn đề. 2. Xác định bạn sẽ cố gắng giải quyết vấn đề đó một mình, với một nhóm nhỏ hay với một nhóm lớn. 3. Sử dụng Phần 1: Sử dụng công cụ nào và khi nào? Nếu vấn đề của bạn thuộc nhóm các chủ đề chung, hãy sử dụng bảng chỉ dẫn thứ nhất: a) Tìm ra nhóm phương pháp phù hợp nhất cho vấn đề của bạn. b) Nhìn vào các cột phía bên phải và tìm phương pháp hỗ trợ tốt nhất cho quy mô người tham gia giải quyết vấn đề của bạn. c) Đọc lướt qua các phương pháp được liệt kê để tìm phương pháp có vẻ hợp lý nhất. Nếu bạn có một vấn đề cụ thể, hãy sử dụng bảng chỉ dẫn thứ hai. Nó sẽ chỉ cho bạn những phương pháp có thể dùng riêng hoặc kết hợp với những người khác (có thể áp dụng trực tiếp hoặc cần thay đổi một chút). Đừng quên bạn có thể kết hợp các công cụ và phương pháp với nhau để tạo nên một công cụ hiệu quả hơn cho việc giải quyết vấn đề. Tôi hy vọng rằng bạn sẽ yêu thích cuốn sách và cảm thấy nó bổ ích. Tôi sẽ rất vui lòng nhận các phản hồi về thành công của bạn, các cách cải tiến thông minh cho những phương pháp, hoặc cách bạn đã áp dụng những công cụ trong cuốn sách này. David Cotton Email: [email protected] Web: www.davidcotton.co.uk Twitter: davidcottonuk *** Giao tiếp là một phần thiết yếu trong cuộc sống hằng ngày. Kể cả trong kinh doanh. Thương trường và nội bộ công ty không chỉ là những con số, mệnh lệnh, giấy tờ, mà còn có cả giao tiếp. Có phải có những lúc hiếm hoi bạn và quản lý của bạn trao đổi với nhau về công việc, và bạn đã lỡ dùng một (cụm) từ không phù hợp, hoặc làm một điệu bộ không nên làm, mà bây giờ nghĩ lại bạn vẫn còn cảm thấy xấu hổ? Những khoảnh khắc đó cũng là giao tiếp. Nếu như giao tiếp với người thân đã quan trọng, giao tiếp ở chốn công sở cũng quan trọng chả kém. Nó là chất xúc tác làm công việc trôi chảy, là “nước tiên” làm mềm hóa những cục đá khó khăn cứng đầu. Nếu giao tiếp ở công sở tốt, công việc của bạn sẽ trơn tru, thuận lợi. Nhưng lỡ bạn gặp vấn đề thì sao? Vậy bạn hãy thử đọc cuốn “Nghệ thuật giải quyết các vấn đề giao tiếp” của Nannnette Rundle Carroll. Với tầm bao quát rộng và nhiều ví dụ thực tế và sinh động trong cuốn sách, tôi tin không ít thì nhiều, bạn cũng sẽ tìm ra giải pháp hoặc một phần giải pháp cho những vấn đề mà bạn đang lo lắng. Cuốn sách có ba phần: Phần I – Bí kíp tạo dựng và duy trì mối quan hệ truyền cảm hứng Phần II – Sử dụng kỹ năng quy trình để ngăn chặn và giải quyết các vấn đề giao tiếp Phần III – Điều khiển các cuộc Hội thoại hợp tác Trong đó, theo tôi, những nội dung quan trọng nhất là Chương 4, Chương 6 và Chương 7 (Phần II) và Chương 8 (Phần III).  Chương 4 đề cập về công cụ giao tiếp và ở Chương 8, tác giả sẽ tiếp nối giải thích rõ ràng hơn một vấn đề then chốt được đề cập ở cuối Chương 4. Chương 6 nói về thói quen phán đoán trong công việc và Chương 7 thì nói về những vấn đề liên quan đến con người. Bạn cũng nên xem qua Chương 11 vì nội dung chương này cũng rất hữu ích chứ không thừa.   Một trong những vấn đề nghiêm trọng thường xảy ra trong các công ty là việc bất hòa giữa các nhân viên, hoặc giữa nhân viên và quản lý. Bất hòa về nhiều mặt, về nhiều vấn đề. Nguyên nhân chính dẫn tới những bất hòa không đáng có kể trên chính là Thói quan Phán đoán, hay nói nôm na là Gán Mác. Và với ý nghĩa Tiêu Cực.            “Cô ta làm việc không tận tâm” “Anh đó thật là lười biếng” “Sao lại có thể loại đó được nhỉ?  Người gì mà chẳng quan tâm tới công việc gì cả!” Gán mác cho ai đó có thể làm thỏa mãn cái tôi của người đóng mác ngay tức thì nhưng về lâu về dài thì hành động này (dù có thành lời hay không) lại không có ích gì mấy. Gán mác phá hủy không khí thân thiện trong công ty, làm mọi người kỳ thị nhau, bới móc nhau, và ghê gớm nhất là, làm giảm hiệu suất công việc. “Một đầu mối mà xung đột về giao tiếp tồn tại khi mọi người phán đoán về ai đó dưới góc nhìn tiêu cực. Việc gán mác hoặc gọi tên không mang lại cách giải quyết vấn đề hoặc sự giao tiếp.” (trích Chương 6) “Những dự đoán này sinh ra sự đổ tội”. (trích Chương 6)  Gán mác khiến cho mọi người không thể tin tưởng lẫn nhau. Gán mác khiến cho những xung đột và hiềm khích kéo dài âm ỉ. Gán mác còn tạo ra nhiều cảm xúc tiêu cực khó chịu khác như: cảm giác bị ức hiếp, cảm giác không được thông cảm, cảm thấy đối phương không chịu hiểu mình,… và sau cùng là sự đổ tội. Và kết quả cuối cùng là: áp lực công việc đè nặng, hiệu suất công việc sút kém, và chất lượng công việc không được như ý. Đó, bạn thấy sợ chưa? Rõ là vậy, gán mác không giúp ích được gì cho công việc. Thế sao người ta lại cứ tiếp tục gán mác, trong khi chỉ cần kiên trì một tí để tìm ra vấn đề thì mọi chuyện đã có thể dừng lại được rồi. Vì thế, ta cần phải phá vỡ thói quen chủ quan không có ích này. Nếu ta nhìn nhận sự việc theo hướng khách quan và đầy đủ thì hẵn ta đã nhìn ra được nguyên nhân thật sự của vấn đề để từ đó có cách giải quyết triệt để.      “Dưới đây là quy trình bốn bước mà bạn có thể sử dụng để gỡ bỏ phán đoán: Tuyên bố vấn đề - định nghĩa của bạn về vấn đề (kẻ trốn việc, độc đoán…) Chỉ ra các cách ứng xử thực tế - điều mà bạn mắt thấy tai nghe. Kiểm chứng lại “sự thật” và loại bỏ mọi phán đoán. Tiếp tục kiểm chứng cho đến khi bạn làm rõ sự thật và các cách ứng xử thực tế - chứ không phải quan điểm của cá nhân bạn. Cân nhắc đến danh sách các cách giải quyết thay thế hoặc các bước hành động. Quyết định cách giải quyết hoặc các bước hành động tối ưu.” Từ quy trình này, tác giả kể ra rất nhiều ví dụ minh họa mang tính thực tế cao cho việc gỡ bỏ phán đoán. Các nhân vật trong các câu chuyện đều xử lí tình huống khá khéo léo nhờ vào việc áp dụng quy trình trên. Hơn tế nữa, họ còn gỡ bỏ được cái mác mà họ đã gán vào người đồng nghiệp của mình. Đó mới là điều quan trọng nhất mà quy trình này muốn đạt được. Và khéo léo ở đây có nghĩa là bạn phải nói năng có chọn lựa từ ngữ. Nói trắng ra là bạn phải biết dùng từ ngữ tinh tế. Như vậy đối phương sẽ không có cám giác khó chịu hay bị dò xét, đồng thời họ cũng dễ mở lòng với bạn hơn và vấn đề dễ dàng được giải quyết hơn. Đừng tưởng “tinh tế” đồng nghĩa với nữ tính. Nó chẳng có liên quan gi tới nữ tính cả. Hãy nhìn Michelle Obama, hãy nhìn Steve Jobs đi kìa. Hay Martin Luther King nữa. Họ là những nhà hùng biện giỏi (okay, hình như hình như vậy là hơi quá cho Steve Jobs) và chẳng phải họ đều dùng từ một cách rất tinh tế đấy sao? “Nhà quản lý tạo ra nhiều ảnh hưởng nên việc chọn từ ngữ cẩn thận – ngôn từ thực tế và thân thiện là điều rất quan trọng. Từ ngữ có thể nâng cao và thúc đẩy giao tiếp trong công việc và các mối quan hệ, thậm chí khẳng định quyền thống trị hoặc mời gọi những mối quan hệ thân thiết. Chúng thể hiện sự tôn trọng, lịch sự hay phản đối. Cân nhắc các cặp từ sau đây và mối liên hệ giữa chúng: các chuyến công tác/việc làm vô bổ; nổi tiếng/tai tiếng; kinh tế/rẻ mạt; tò mò/chọc ngoáy; giàu kinh nghiệm/thủ cựu; trẻ trung/thiếu kinh nghiệm. Sự nghèo nàn và thiếu tinh tế trong cách chọn lựa từ ngữ (bao gồm cả việc phán đoán và gán mác) sẽ hình thành một bức tường thay vì cây cầu. Nó có thể tạo ra xung đột và bị suy diễn thành thiếu quan tâm. Từ ngữ thiếu tinh tế dẫn đến sự đổ tội, hiểu nhầm và giết chết giao tiếp. Việc lựa chọn từ ngữ ngăn chặn các vấn đề liên quan đến con người và tạo ra môi trường tin tưởng , tôn trọng lẫn nhau. Các từ ngữ trung tính hoặc tích cực thể hiện sự cảm thông và quan tâm, tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở và mang lại những giải quyết hay. Chúng có thể khiến các nhân viên lắng nghe những phản hồi tích cực hơn và cảm thấy được chào đón khi đưa ra phản hồi. Nhà quản lý thân thiện hoặc uy tín được thể hiện qua việc sử dụng ngôn ngữ tích cực. Họ không bao giờ phán đoán hoặc gán mác cho bất kỳ ai.” Tóm lại, hãy nhìn nhận vấn đề thật đầy đủ và nói năng ý nhị nhé. Và, gỡ bỏ cái mác bạn đã gán cho nhân viên/đồng nghiệp/cấp trên/cấp dưới chỉ là bước đầu tiên trong việc tháo gỡ những vấn đề liên quan đến con người. Đây là nội dung chính của Chương 7. Bạn đang nghĩ rằng “vấn đề liên quan đến con người” là thuộc chuyên môn của phòng Nhân sự, đúng không? Có thể bạn đúng, nhưng trong phạm vị cuốn sách này thì không. Nó vẫn thuộc vấn đề giao tiếp vì thật ra nó ám chỉ “các xung đột khó giải quyết giữa con người với con người, hoàn toàn trái ngược với các vấn đề về công việc hay kỹ thuật.” (nghe sặc mùi Nhân sự nhỉ?) Vậy, nguyên nhân là gì? “Mọi người thường có nền tảng và quan điểm khác nhau nên việc làm rõ những hiểu lầm và các vấn đề về con người một cách khách quan để những người khác có thể hiểu rõ là điều rất khó” Tiếp đó, tác giả làm rõ quan điểm này bằng cách đưa ra các nhân tố gây ra các vấn đề về giao tiếp, ví dự như: Không đủ kết nối trực tiếp Thiếu kỹ năng lắng nghe Xung đột tính cách,... Mỗi nhân tố đều được giải thích rõ ràng, dễ hiểu và kèm theo một số gợi ý nhỏ nhằm giải quyết xung đột giao tiếp nhanh chóng. Tiếp sau đó, tác giả lại rót cho chúng ta những mẹo rất rất thực tế để ngăn chặn các vấn đề đó. Tập trung vào các yếu tố tích cực và giả sử rằng các đồng nghiệp của mình đều có định hướng tốt nhất. Giao tiếp thường xuyên và ổn định giữa các nhóm để tạo niềm tin và hạn chế sự chắc chắn. Giúp người khác tìm ra cách làm rõ những lo lắng của chính họ và xây dựng mối quan hệ. Một số quản lý cần nhắc nhở bản thân không phán đoán hoặc kết luận vội vàng. Thời gian có thể mang lại cách giải quyết vấn đề hợp lý nhất. Chấp nhận một thực tế rằng mọi người lắng nghe bạn không có nghĩa họ sẽ làm theo cách của bạn. Hãy thể hiện mong muốn có được sự hợp tác của mọi người cho kỳ vọng của bạn là điều rất quan trọng. Một trong những cách tốt nhất để ngăn chặn các vấn đề xảy ra với mọi người là cụ thể hóa những thực tế hoặc những điều mắt thấy tai nghe. Việc phán đoán khiến các vấn đề liên quan đến con người gia tăng và làm nảy sinh các vấn đề mới. Đó là giao tiếp không trực tiếp, thiếu hiệu quả và gây tổn thương cho mọi người cũng như danh tiếng của họ. Và từ đây, tác giả khái quát lên thành một quy trình ba bước nhằm mục tiêu giải quyết các xung đột về giao tiếp giữa người với người.       1.Đưa ra vấn đề       2.Làm rõ vấn đề và xác định các thực tế cần giải quyết      3.Quyết định các bước hành động Sau đó, tác giả lại đưa ra rất nhiều dẫn chứng thực tế/ những tình huống vốn tạo ra những xung đột về giao tiếp, và áp dụng quy trình ba bước kể trên để giải quyết. Các quản lý và nhân viên nên đọc phần dẫn chứng này vì không chỉ sẽ nắm rõ quy trình ba bước, mà còn có thêm những gợi ý, những hướng đi cho các xung đột thường gặp hàng ngày như cơm bữa. Theo tôi, Chương 7 có nội dung vô cùng quan trọng và được tác giả phân tích đầy đủ và cẩn thận. Đây cũng là chương được viết tốt nhất trong cả cuốn sách. Bạn nên đọc Chương 6 rồi đọc tới Chương 7, vì nội dung Chương 6 sẽ được đề cập lăn tăn ở Chương 7. Nhưng bạn có thể đọc Chương 7 trước nếu bạn muốn đọc gấp những gợi ý giải quyết xung đột giao tiếp từ tác giả. Một nội dung quan trọng trong cuốn sách này nằm ở Chương 4 – Quản lý quy trình làm việc: Các công cụ giao tiếp. Thoạt nghe tên chương, ta sẽ khó hình dung nội dung chương nói về vấn đề gì. Thật ra, “công cụ giao tiếp” ở đây là chỉ những quy trình giao tiếp dùng để làm việc và quản lý công việc. Ở các công ty lớn thường có các quy trình kỹ thuật. Tác giả muốn áp dụng tính quy trình đó vào trong giao tiếp, tạo thành các quy trình giao tiếp dùng để làm việc và quản lý công việc. Và vì quy trình vốn có tính logic và dễ hiểu đối với mọi người nên chúng có thể làm dịu bớt những căng thẳng trong các cuộc gặp mặt. Theo tôi, cái gọi là “quy trình giao tiếp” này phù hợp với những công ty và tập đoàn lớn hơn là những công ty nhỏ hay siêu nhỏ. Dầu vậy, đây cũng là một ý tưởng hay và rất đáng suy ngẫm phải không nào? Cũng như trong Chương 6 và Chương 7, tác giả đưa ra các ví dụ về quy trình làm việc mang nhiều yếu tố giao tiếp.     Dưới đây là một số bước của quy trình bán hàng điển hình: Trước khi bán hàng Liên hệ ban đầu Thỏa thuận về quy trình mua bán giữa khách hàng và nhân viên kinh doanh Định giá Diễn giải – bằng chứng về giá trị Thỏa thuận mua và đàm phán về hợp đồng Quá trình hậu mãi và dịch vụ chăm sóc khách hàng Như các bạn cũng có thể thấy, đây là quy trình bán hàng có ký hợp đồng. Việc giao tiếp giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng đã chiếm hơn một nửa quy trình. Muốn cho việc giao tiếp này diễn ra suôn sẻ, cần nhất đó là bước “Trước khi bán hàng” – chủ yếu là tìm hiểu khách hàng đầy đủ và thật kỹ lưỡng trước khi liên hệ với họ. Thế nào là đầy đủ và kỹ lưỡng sẽ tùy thuộc vào mỗi công ty/cá nhân và cả khách hàng nữa. Nếu khách hàng vốn là người dè dặt và tiết lộ ít thông tin thì cũng không dễ mà tìm hiểu cho sâu. Ví dụ thứ hai mà tác giả đưa ra về Quy trình Làm việc đó là Quy trình Quản lý dự án. Không ai có thể chối cãi tầm quan trọng của các dự án đối với một công ty. Thế nên quản lý dự án là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Vậy Quản lý dự án là những công việc gì? Quản lý dự án bao gồm việc chỉ rõ các bước thực hiện của dự án trong chu kỳ phát triển, ước lượng thời gian thực hiện, và đề xuất hệ thống lên lịch trình chính thức để có thể dễ dàng thay đổi khi ngày càng có nhiều dự án được quản lý liên phòng ban hoặc bộ phận. Việc sử dụng một quy trình cụ thể để quản lý một dự án, cũng như sự phối hợp giữa  các phòng ban với nhau, giúp “cải thiện hiệu suất, sự lơ là và giảm thiểu tói đa việc làm lại”. Đó là hai nội dung quan trọng nhất trong Chương 4. Ngoài ra còn một số các nội dung khác như:        Quản lý quy trình công việc        Sử dụng cuộc họp để tối ưu hóa việc giao tiếp        Dùng báo cáo tiến độ để tối đa hóa việc giao tiếp        Đưa ra các kỳ vọng, phản hồi và hướng dẫn (phần này được nói kỹ ở Chương 8) Khi quản lý một dự án/nhân viên, thì giao tiếp giữa người và người là chuyện không thể tránh khỏi. Giao tiếp công sở chắc chắn không thể thiếu việc đưa ra các kỳ vọng, phản hồi và hướng dẫn. Vì chúng là một phần của công việc. Kỳ vọng và Hướng dẫn, hai khái niệm này dễ hiểu nhất trong số chúng. Vậy còn Phản hồi. Phản hồi là gì? Phản hồi là góp ý trực tiếp về cách làm việc của mọi người trong mối tương quan với các kỳ vọng và mục tiêu. Giao tiếp này cần sự trung thực và thân thiện, được đưa ra để giúp nhân viên giảm áp lực và sự thiếu chắc chắn để hoàn thành được mục tiêu của họ. Phản hồi nên được đưa ra trực tiếp hoặc qua điện thoại ngay lập tức. Từ định nghĩa này, tác giả phân loại hai loại Phản hồi thường gặp trong công sở: Phản hồi Tích cực và Phản hồi Chuyển hướng. Đúng như tên gọi, Phản hồi Tích cực làm rõ những cách ứng xử tích cực và được khuyến khích. Còn Phản hồi Tiêu cực được đưa ra nhằm đề nghị nhân viên thay đổi cho tốt hơn, đáp ứng mục tiêu và kỳ vọng của công ty. Từ đây, tác giả đưa ra quy trình sử dụng cho từng loại phản hồi. Không như những phần khác, tác giả chỉ đưa ra một ví dụ áp dụng cho từng quy trình, dù chúng vẫn thực tế. Bất chấp việc bạn sử dụng loại phản hồi nào, bạn vẫn cần nhớ: nếu bạn đưa ra phản hồi là để châm chích người khác thì bạn sẽ chỉ chuốc thêm rắc rối thôi, kể cả khi bạn có là quản lý đi nữa. Ngược lại, nếu bạn đưa ra phản hồi với tinh thần hợp tác và tôn trọng, bạn cũng sẽ nhận lại những điều đó từ đối phương. “Phản hồi hiệu quả liên quan đến quy trình và mối quan hệ. Phản hồi hiệu quả cũng yêu cầu các cuộc trao đổi cộng tác va hiểu biết thông qua trực giác. Bạn cần biết bạn nói gì – đó là trực giác – dựa trên kinh nghiệm với nhân viên và trong các tình huống công việc trước đó. Bạn nên cẩn trọng với sự lựa chọn từ ngữ và giữ cho các phản hồi liên quan đến công việc được cụ thể và rõ ràng.” Tổng kết lại, đây là một cuốn sách mà các nhà quản lý lẫn nhân viên đều nên đọc. Nội dung hay, phá vỡ nhiều định kiến đã có từ lâu về giao tiếp trong kinh doanh và công sở, đồng thời lại đưa ra rất nhiều ví dụ. Chỉ có một điểm làm tôi không vừa lòng đó là cách sử dụng từ ngữ trong Chương 3 – hơi khó hiểu, nhất là về cuối chương. Có lẽ các bạn học chuyên ngành Kinh doanh hay Kinh tế sẽ hiểu hơn tôi. Mời các bạn đón đọc Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Trong Kinh Doanh của tác giả David Cotton.